Предыстория
В компании, где я работаю, возникла ситуация, когда настала необходимость урезать базу, т.е. удалить все документы и движения до определенной даты. К этому моменту база данных весила почти 350Гб, и очень тяжело было с ним работать. Также страдало быстродействие 1С и регламентные операции с БД выполнялись очень долго.
Решение было принято - базу обрезаем! После долгих тестов типовых обработок по свертыванию, я в них разочаровался. Больше двух недель провел наедине с компьютером обрезая тестовую базу. Такие сроки просто недопустимы в рабочей базе, тем более в базе работают пользователи 6 дней в неделю. Как то нужно было выбираться из тупиковой ситуации. Решили передать задачу на аутсорс. Но и здесь нас не обрадовали, стоимость работ высокая и время для выполнения требовалось немаленькое.
В общем вопрос оставался нерешенным и вернулись к тому, чтобы решить задачу своими силами.
Пришлось прибегнуть к крайним мерам, я отключился от всех других задач и взялся за свертывание базы.
И в скором времени вопрос был решен - обрезали базу за 2 дня, уменьшили его на 70%.
Обрезание базы УТ с объемом 350 Гб за 2 дня.
Решил выполнить задачу по такому алгоритму:
Создать копию рабочей базы. В копии сформировать остатки на нужную дату, удалить все документы и движения до этой даты. Далее из рабочей базы все новые документы (созданные с момента создания копии) перенести в новую базу. Пустить пользователей в новую базу.
Задача была разделена на 5 подзадач:
1.Создать план обмена, для того чтобы после обрезания базы все новые документы можно было перенести в новую базу.
2.Сформировать остатки на дату свертки.
3.Удалить все документы и движения до даты свертки.
4.Загрузить документы из текущей базы в новую базу.
5.Заменить рабочую базу новой (обрезанной) базой.
На подготовительный этап ушло около двух недель: создание плана обмена, поиск инструментов по созданию остатков и очистки регистров, тестирование механизмов.
Процесс свертки базы данных.
1. Формирование остатков на дату свертки.
Остатки формировал типовой обработкой «СверткаБазы.epf».
Чтобы сэкономить время формирование остатков выполнил в рабочей базе в рабочее время. Т.к. остатки формируются документами «Корректировка записей регистров» и обработка устанавливает неактивными движения в регистрах, то эта процедура для базы безвредна.
В обработке поставил ограничение на количество строк в одном документе 50 000.
Делал не спеша, и в течении 1-2 дня все сформировалось (получилось около 400 документов).
Примечание:
- если на дату свертки есть документы «Корректировка записей регистров» не связанные со сверткой базы, то их лучше перенести на дату позже, чтобы случайно их не перепутать потом.
- при формировании остатков, лучше просмотреть все регистры, т.к. бывает, что не по всем регистрам начальные остатки вам нужны. Иногда бывают ситуации, когда регистр уже нигде не используется. В итоге это сэкономит ваше время.
2. Создать полный план обмена для выгрузки в идентичную конфигурацию (можно делать параллельно формирования остатков).
3.В нерабочее время очистить зарегистрированные в плане обмена объекты и сделать копию базы с отключенными регламентами.
4.Удаление документов и очистка регистров.
Эта операция самая медленная и для ускорения этой операции нужно использовать прямые запросы SQL . Подобные инструменты можно найти на Инфостарте. Есть еще один момент, если мы удалим данные таким способом, то объекты удалятся быстро, но без контроля на ссылочную целостность. Соответственно, в наших документах вода остатков и других документах появятся строки типа «Объект не найден….».
У меня стояла задача оставить эти документы в непроведенном виде для информационных целей.
Для этого была написана обработка, которая сняла с проведения и перенесла на дату свертки все документы участвующие в движениях в документах корректировки регистров.
После чего, используя обработку по удалению документов и движений через SQL запросы, удалить все до даты свертки (журналы документов, документы, регистры накопления, регистры сведений и т.д.).
Примечание:
- по регистрам сведений нужно чистить только периодические. Если регистр не периодический, то он скорее всего очистится полностью.
6.Активизаровать движения документов корректировки записей регистров обработкой «СверткаБазы.epf». При этом обработка эти документы переносит на предыдущую дату (это удобно для сверки остатков в двух базах).
8.Проверить корректность ввода остатков и исправить (для этой цели можно привлечь сотрудников бухгалтерии)
9.Перенести документы из рабочей базы в новую базу. Эту процедуру можно делать уже сразу после создания копии. Т.е. если ежедневно в базе создается много документов, то перенос документов лучше делать параллельно, чтобы дополнительное время на это не тратить.
10.Пустить пользователей в новую базу. Для этого лучше переименовать базы на сервере 1с, чтобы для пользователей переход был безболезненным. Т.е. старую базу называем как угодно а новую (свернутую) базу переименовываем в старую.
Примечание!
Как известно, при непосредственном удалении объектов не происходит контроль ссылочной целостности.
Соответственно, после удаления объектов в текущей базе остаются объекты ссылающиеся на несуществующие объекты ("Объект не найден").
У меня задача не стояла, чтобы эти объекты были в свернутой базе. Но битые ссылки могут отрицательно сказаться и на разного рода обмены между базами, и на другие процессы.
По этому я их перенес в свернутую базу, но после того как базу свернул.
1.Сделал правила обмена, которые переносят документы (только номер, дата в непроведенном виде).
2.Перенес все документы которые встречались в документах ввода начальных остатков.
Эту процедуру можно делать после свертки, но желательно инструменты подготовить заранее.
Свертка базы данных - необходимая процедура, с которой сталкивается огромное количество пользователей ПО 1С. В процессе работы, база данных обрастает большим количеством документов, которые не представляют собой ценности в данный период времени. Для того чтобы исключить их из рабочего поля, но при этом сохранить для возможности обращения к ним в дальнейшем, их сворачивают. В данном материале мы дадим ответ на вопрос, что такое свертка и как правильно осуществляется данная операция.
Для чего нужна свертка?
Работа с информационными базами 1С во многих компаниях осуществляется на протяжении длительного количества времени, что в свою очередь приводит к увеличению размеров базы. Ее рост происходит еще быстрее в крупных организациях, осуществляющих большое количество операций. Кроме того, зачастую одна и та же база обслуживает несколько организаций. В данном случае ее размер может достигать больших значений. В некоторых случаях, база данных может достигать объема в 4-5 гигабайт, всего за несколько лет работы.
Такое положение дел приводит к некоторым сложностям, таким как:
- Замедление скорости работы с программой;
- Рост времени создания резервной копии базы данных;
- Накопления большого количества старых документов, которые могут мешать пользователю при работе с программой.
Существует и критический объем базы данных, при котором и вовсе работа с ней становится невозможной, так как программа просто не откроется. Для файловой базы критический объем равен 12 гигабайтам.
Для того чтобы избежать всех перечисленных выше проблем необходимо свернуть базу 1с. Суть этой процедуры заключается в уменьшении рабочего объема, путем осуществления архивации и компоновки прошлых документов, а также удаления той информация, которая является ненужной.
Как осуществляется свертка?
Чтобы сделать свертку базы данных, необходимо выбрать подраздел учета под названием «Администрирование». Затем, на панели действий следует найти группу «Сервис». В ней вы увидите кнопку, которая называется «Другие команды…». Именно на нее нужно кликнуть, после чего на экране появится специальная форма, на которой появится список последовательных операций. Дело в том, что для того, чтобы 1с свертка базы была выполнена правильно, следует осуществлять данную процедуру в несколько этапов. После успешного прохождения каждого этапа, соответствующий пункт в списке отмечается зеленым цветом.
Свертка базы 1с осуществляется в шесть ступеней:
- Создание резервной копии;
- Настройка операции;
- Формирование остатков;
- Просмотр операции;
- Проверка;
- Контроль старых документов.
Более детально рассмотрим каждый пункт по отдельности.
Создание резервной копии
Перед осуществлением любых операций над базой данных следует осуществлять резервное копирование, чтобы сохранить информацию в случае непредвиденных обстоятельств. Свертка информационной базы не является исключением, именно поэтому ее первым этапом является создание резервной копии.
Для того чтобы начать процедуру следует поставить флажок в соответствующем поле. Под ним находится два поля:
- Администратор - имя пользователя ИТС;
- Пароль для пользования услугами ИТС.
Ниже вам будет предложено выбрать каталог, в который будет сохранена резервная копия.
После этого, программа даст вам предупреждения, что для успешного резервного копирование следует перезапустить программу. Как итог, спустя некоторое время, длительность которого зависит от объема БД, резервная копия будет создана, пункт меню подсветится зеленым, и вам можно будет переходить к следующей операции.
Настройка
Данный этап является самым главным и определяющим, к нему следует подходить наиболее внимательно. Вам понадобится осуществить настройку осуществляемой процедуры. Она включает в себя определение следующих параметров:
- Период, к началу которого свернуться остатки;
- Количество и наименования организаций, по отношению к которым будет осуществлена свертка базы;
- Дата запрета на изменение данных.
Рекомендуется осуществлять процедуру сразу для всех организаций, которые обслуживает данная БД. Тем не менее, если это недопустимо по каким-то причинам, можно свернуть базу 1с и для определенных организаций. В таком случае, при появлении необходимости, свертку для остальных организаций можно сделать отдельно впоследствии. Также рекомендуется делать свертку к началу прошлого года, это наиболее эффективный вариант.
Формирование остатков
Формирование остатков представляет собой операцию по детальной настройке планируемой операции. В данном меню вам при необходимости нужно определить те регистры, которые следует обрезать. Они группируются по трем категориям:
- Бухгалтерские регистры;
- Накопительные регистры;
- Регистры сведения.
Просмотр операции
Данный пункт меню позволяет пользователю изучить подготовленные документы, чтобы в случае необходимости, можно было вернуть их назад до удаления. Кроме того, здесь имеется возможность открыть любой документ и внести в него изменения.
Проверка
Данный этап позволяет сделать отчеты по бухгалтерским, накопительным регистрам и регистрам сведения. Также можно получить всю информацию по бухгалтерскому и налоговому учетам. В правой части экрана находится кнопка, позволяющая осуществить настройку стандартного отчета.
Удаление старых документов
Название данного пункта говорит сам за себя. Здесь осуществляется удаление всех старых документов, которые вам более не нужны. В отличие от всей остальной информации, эти документы удаляются окончательно.
Чтобы избежать удаления документов, которые могут вам понадобиться в дальнейшем, на два предыдущих пункта следует обратить особое внимание
Заключение
Свертка базы - важнейшая процедура, которая в значительной степени упрощает работу в 1С программе. В данном материале мы подробно рассмотрели, как свернуть базу 1с. Процедура осуществляется в несколько этапов и не вызовет сложностей у подготовленного пользователя.
Вначале немного теории.
Программа 1С:Предприятие 8 может эксплуатироваться в двух режимах:
- файловый (база расположена на компьютере пользователя или в локальной сети),
- клиент-серверный (база расположена на отдельном сервере).
Данная статья актуальна только для первого варианта. В случае файлового размещения у программы есть существенное ограничение - размер одной таблицы базы данных не может превышать 4 Гб . Как только размер любой таблицы базы данных (а в случае с конфигурацией 1С:Бухгалтерия 3.0 самой "тяжелой" таблицей является регистр бухгалтерии) превысит 4 Гб, база перестанет запускаться, а при приближении к данному порогу вы ощутите заметное снижение производительности программы (другими словами, появятся "тормоза").
Так вот свертка позволяет уменьшить размер таблиц базы данных (в первую очередь регистра бухгалтерии). Операция свертки базы заключается в следующем:
- определяется дата, на которую нужно свернуть базу (как правило, это начало года),
- программа определяет остатки по каждому бухгалтерскому счету на эту дату и вносит эти остатки путем создания документов Операция ,
- все движения по всем регистрам системы до указанной даты аннулируются (за исключением тех, которые выбраны при настройке свертке),
- документы, заведенные ранее этой даты, удаляются (в случае если движения этих документов полностью очищены) или помечаются на удаление,
- документы, заведенные после указанной даты, в системе остаются в первоначальном виде.
Данная операция позволяет существенно уменьшить размер регистра бухгалтерии в программе.
Как делать свертку
В разделе Администрирование открываем обработку свертки:
Появляется такое окно:
Устанавливаем признак Создать резервную копию , указываем данные пользователя, под которым нужно сделать копию, и каталог, куда копию сохранить. Нажимаем Далее .В появившемся окне выбираем Да :
Натыкаемся на ошибку платформы.
При перезапуске ситуация повторяется. Сделаем копию вручную. Идем в конфигуратор:
Выбираем путь сохранения копии и даем название:
Появится сообщение:
Возвращаемся в обработку свертки. Признак создания копии снимаем. Нажимаем Далее :
На следующем экране необходимо выбрать год, на начало которого делается свертка. Также желательно установить признак Установить дату запрета , чтобы ранее 2016 г в базе уже ничего не вводили. Из списка организаций можно выбрать только некоторые, по которым делать свертку, а можно свернуть базу по всем организациям:
На следующем экране видим как программа планирует обработать таблицы базы данных (некоторые таблицы система предлагает свернуть, некоторые - оставить без изменения). Например, без изменению останутся многие регистры сведений и регистры накопления, связанные с НДС. Нам это не критично, в приоритете свертка регистра бухгалтерии.
В следующем окне программа выводит список документ Операция , которые будут созданы для ввода начальных остатков на 31.12.2015 по всем счетах бухгалтерского учета, на которых есть остатки. Идем далее.
На следующем экране выводится сводная таблица с анализом корректности начальных остатков на начало 2016 года. Корректность проверяется путем сравнения с начальными остатками на момент, предшествующий свертке.На приведенном скриншоте видим, что отклонений нет.
Проверим на всякий случай также таблицу сверки по регистрам сведений и накопления:
На следующем экране программа предупреждает о начале процедуры удаления документов до 2016 года. Соглашаемся
После удаления документов появляется сообщение о том, что свертка прошла успешно.
Обращаю ваше внимание: ввиду того, что движения по регистрам накопления в части НДС и по многим регистрам сведений остались без изменения, то и документы, сделавшие движения по таким регистрам, также в системе остались.
Пусть вас это не смущает - наша задача была "облегчить" регистр бухгалтерии, и мы ее добились.
При необходимости вы можете на сайте пройти полноценное (и бесплатное)
Опубликовано 13.01.2017 09:22 Просмотров: 6503В январе у многих появляется желание начать всё с чистого листа, и я очень часто слышу от клиентов и читателей вопрос: «А можем мы создать новую базу 1С, оставить в прошлом все ошибки и начать вести учет правильно? Есть какая-то автоматическая возможность «обрезать» базу 1С на начало года?». Такое желание вполне понятно и объяснимо, ведь кому-то досталась база в не очень хорошем состоянии от прошлого бухгалтера, а кто-то просто учился и допускал много недочетов, теперь же есть необходимые знания, навыки и стремление работать правильно, но не хочется тянуть за собой постоянно груз прошлых ошибок. В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 есть такая функция, как свертка информационной базы, которая позволяет автоматически сформировать остатки на начала выбранного периода и удалить старые документы.
Чем удобна свертка базы 1С? В том случае, если вы просто создадите новую пустую базу и начнёте вручную вносить остатки по всем счетам, то потратите достаточно много времени на эту работу, ведь нужно будет перенести не только суммы остатков, но и данные всех справочников, необходимых для работы (контрагенты, физические лица, сотрудники, номенклатура и пр.). При свертке программа сама автоматически сформирует остатки по счетам, которые при необходимости вы сможете скорректировать, все элементы справочников останутся в базе, а старые документы будут удалены. В том случае, если вы хотите также «почистить» справочники, можно будет вручную удалить лишние элементы. Это займет намного меньше времени, чем ввод всех нужных элементов в новую базу.
Важный нюанс: после проведения свертки документы до выбранной даты в вашей текущей базе будут удалены, но вам обязательно нужно сохранить эту информацию в другой базе, ведь она еще может понадобиться при дальнейшей работе. Обычно, я создаю вторую идентичную базу (в списке баз в названии можно указать, что одна из баз относится к периоду, например, до 2017 года, а другая – с 2017 года), а затем уже можно производить свертку одной из них, в которой будет осуществляться ведение учета в текущем году. Вторая база просто служит архивом данных прошлых лет, к которому в любое время можно обратиться.
После того, как мы разобрались с копиями базы и проверили данные по ОСВ, переходим в раздел «Администрирование» и выбираем пункт «Свертка информационной базы».
Первым делом, программа снова предложит вам сделать копию базы. Если копия у вас уже есть, то этот пункт можно пропустить (снять галочку). Если копии пока нет, то не пропускаем ни в коем случае!
Затем необходимо указать год, на начало которого мы будем формировать остатки. Как правильно, это текущий год, но один раз в своей практике я встречалась с просьбой при свертке оставить в программе данные за три последних года (на тот момент учет в базе велся больше 5 лет). Если в базе ведется несколько организаций, то отмечаем, будет ли осуществляться свертка по всем или только по выбранным.
На следующем этапе необходимо указать, данные по каким регистрам мы будем сворачивать. Если у вас нет каких-либо особых пожеланий, то все настройки можно оставить без изменения.
Затем мы видим на экране перечень операций, которые были автоматически сформированы для отражения остатков на начало выбранного периода. Есть возможность открыть каждую операцию для просмотра и при необходимости отредактировать данные. Но можно будет внимательно изучить сформированные проводки и после окончания свертки.
На следующем этапе осуществляется проверка данных: сверяются остатки по счетам до свертки и после неё. В идеальном случае суммы должны совпадать. Если возникают какие-то расхождения, то нужно обязательно распечатать сформированный программой отчет и детально разобраться с каждым счетом, по которому возникли отличия.
На последнем этапе свертки осуществляется удаление старых документов, этот процесс может занять достаточно долгое время, особенно, если учет в программе велся много лет.
Затем программа сообщит об успешном окончании свертки.
Конечно, свертка не является «волшебной таблеткой» и не решит быстро все проблемы, если учет в базе долгое время велся не очень аккуратно. Возможно, после проведения свертки потребуется корректировать остатки или разбираться, почему автоматически были удалены не все документы. В этом случае придется потратить определенное количество времени на доведение базы до оптимального состояния: поработать с документами ввода остатков и проанализировать, почему программа не смогла удалить некоторые старые документы. Единственное, о чем я хочу вас попросить – обязательно делайте копии информационной базы! А если состояние базы очень запущенное или велик объем введенных документов, то для выполнения свертки лучше обратиться за помощью к опытным специалистам.
В процессе свертки информационной базы данных в ней выполняются следующие действия:
- формируются документы ввода остатков на дату, когда осуществляется свертка;
- удаляются документы и движения по регистрам, которые были в программе до даты свертки включительно.
Свертка информационной базы данных позволяет:
- ускорить работу системы;
- уменьшить размер 1С ИБД.
ВНИМАНИЕ! Перед тем, как приступить к свертке информационной базы необходимо:
- выполнить предварительную тестовую свертку на копии рабочей 1С ИБД;
- если тестовая свертка завершилась успешно, только тогда можно приступать к свертке рабочей информационной базы данных, предварительно выполнив ее резервное копирование.
Для свертки информационной базы данных используется обработка для конфигурации (редакция 1.6), которая есть на диске . Для редакции 2.0 данная обработка не подходит, поскольку в ней нет документа «Корректировка записей регистров». Заказать можно у нас на сайте.
Заказать свертку
Пошаговая инструкция по свертки базы
- Сначала необходимо создать резервную копию информационной базы данных. Затем зайти в базу, используя режим 1С: Предприятие , и проверить все ли документы выполнены по закрытию месяца на дату свертки.
- Далее необходимо сделать отчет Оборотно-сальдовая ведомость за тот период, за который планируется произвести свертку базы.
- Используя команду «Открыть» (меню «Файл»), загружаем внешнюю обработку Свертка базы 2.0.
- Свертка базы осуществляется после нажатия соответствующей кнопки на нижней панели, в процессе чего выполняется удаление объектов за указанный в обработке период. Следует отметить, что выполнение процесса может длиться достаточно долго. После проведения свертки 1С ИБД корректировать и перепроводить документы за свороченный период ни в коем случае нельзя.
Также нельзя не сказать, что если в процессе свертки имели место ошибки, из-за которых удаление объектов было прервано или выполнено не полностью, то это может привести к тому, что по некоторым регистрам итоги будут отключены. Этот факт в свою очередь делает невозможным получение итогов по некоторым регистрам. Просмотреть перечень регистров, по которым итоги отключены, можно на закладке «Регистры с отключенными итогами». Здесь же при необходимости можно включить итоги.
Если процесс свертки прерывался в силу каких-либо причин, то перечень документов ввода остатков всегда можно восстановить, используя кнопку «Заполнить список» на закладке «Документы ввода остатков», указав интервал дат. - Последний этап — удаление помеченных объектов. Его можно осуществлять, если все выше описанные этапы свертки успешно завершились.
- В меню «Операции» нужно выбрать команду «Удаление помеченных объектов».
- В верхней части окна содержится диалог с перечнем обнаруженных в 1С ИБД объектов, помеченных на удаление. Любой из них пользователь может открыть и просмотреть. С использованием пометок пользователь также может определить, какие объекты необходимо проверить на возможность удаления. Определить, есть ли ссылки на удаляемые объекты, поможет кнопка «Контроль». Тщательно проверив объекты для удаления, и не выявив ошибок, нужно запустить процесс удаления объектов, нажав кнопку «Удалить».
По окончанию свертки базы необходимо убедиться, что все прошло правильно. Для этого открываем Оборотно-сальдовую ведомость и сравниваем ее с той, которую сохранили до выполнения свертки. Если они идентичные, то свертка базы выполнена корректно.
Загрузка...
