Практически каждый текст, который Вы набираете в документе MS Word, должен быть отредактирован и отформатирован должным образом. Исключение может быть только в тех случаях, если Вы печатаете что-либо для себя. Да и то, приятнее смотреть на грамотно написанный текст, в котором выделены важные части.
Редактирование документа, напечатанного в Ворде – это изменение слов, фрагментов текста, исправление ошибок, то есть изменение содержимого. Форматирование поможет разделить текст на абзацы, выровнять его на листе, задать нужный вид и размер для букв, сделать списки в тексте, таблицы и прочее, то есть сделать его легким для восприятия.
Для различных документов, в различных организациях правильно оформленный текст – это обязательное требование. Это могут быть и юридические бумаги, и отчеты фирм, рефераты или лабораторные, курсовые или диплом.
Именно о редактировании и форматировании пойдет речь в данной статье.
Редактирование документов в Ворде
Редактирование текста включает в себя несколько этапов. Начнем мы с редактирования символов . Для этого используются клавиши «Backspace» или «Delete» . «Backspace» удаляет символ, расположенный слева от курсора, «Delete» – справа. Выделить слово, символ или цифру можно кликнув по нему два раза мышкой. Дальше или наберите другое слово, или нажмите одну из указанных кнопок, чтобы его удалить.
Теперь отредактируем абзацы . Если нужно, чтобы предложение в тексте начиналось с нового абзаца, поставьте курсор перед первым словом в этом предложении и нажмите «Enter» . Чтобы объединить два абзаца, поставьте курсор после последнего слова первого предложения и нажмите «Delete» .
Чтобы отредактировать фрагменты текста , выделите его мышкой: установите курсор в начале фрагмента, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор в конец фрагмента. Выделите текст можно и другим способом: установите курсор в начале нужного текста, зажмите клавишу «Shift» и поставьте курсор в конец текста, который нужно выделить.
Выделенный фрагмент можно удалить, нажав клавишу «Backspace» или «Delete» . Также можно кликнуть по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, переместить фрагмент в нужную часть документа.
Если нужно перетащить фрагмент в другой документ Word, откройте два документа так, чтобы оба они были видны на экране. Затем, с помощью мыши, перетащите текст во второй документ.
Для работы с фрагментом текста, можно использовать и горячие клавиши. Выделите текст, нажмите «Ctrl+C» – скопировать, или «Ctrl+X» – вырезать. Затем установите курсор в другую часть документа и нажмите «Ctrl+V» – вставить.
Если Вам нужно отменить последнее действие , нажмите на кнопочку «Отменить ввод» на панели быстрого доступа. Там же есть кнопка в виде дискеты, нажмите на нее, чтобы сохранить документ. Выполнить отмену можно нажав комбинацию клавиш «Ctrl+Z» .
Если Вам нужно вставить специальные символы в текст документа, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите по кнопочке «Символ» , выберите пункт «Другие символы» .
В следующем окне в поле «Шрифт» выберите «(специальные знаки)» , ищите тот, который нужно вставить в документ, выделяйте его мышкой и нажимайте «Вставить» . Знак будет добавлен в то место документа, где был установлен курсор. Можете также перейти на вкладку «Специальные знаки» . Затем закройте окно.
Например, в документе часто повторяется слово «компьютер», а Вам нужно, чтобы вместо него было слово «ноутбук». Чтобы не удалять сто раз, и не писать одно и то же, воспользуемся функцией замены в документе. Как сделать замену в Ворде , Вы можете прочесть, перейдя по ссылке. Окно «Найти и заменить» вызывается комбинацией клавиш «Ctrl+H» .
Важным моментом также является проверка правописания в документе. Орфографические ошибки подчеркнуты в тексте красной волнистой линией, грамматические – зеленой.
Перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните по кнопочке «Правописание» .
Для грамматических ошибок Word предложит возможные слова для замены, для орфографических, в окошке будет написано пояснение ошибки.
Когда проверка правописания в документе будет закончена, появится соответствующее диалоговое окно, кликните в нем по кнопочке «ОК» .
Выполнять редактирование удобнее с включенными непечатаемыми знаками. Они показывают конец абзаца, знаки табуляции, разрывы страниц и прочее. Включить их можно нажав на кнопочку «Отобразить все знаки» на вкладке «Главная» . Поначалу будет непривычно, но со временем, это значительно упростит работу с документами.
Форматирование документов в Ворде
Теперь давайте сделаем отредактированный текст удобным для чтения. Чтобы другой человек, глядя на него, мог уловить важные слова, данные и прочую информацию.
Перейдите на вкладку «Главная» . Здесь Вы найдете большое количество различных инструментов. В группе «Шрифт» можно выбрать необходимый шрифт и размер букв, выделить текст жирным или курсивом, подчеркнуть или зачеркнуть, вставить подстрочный, надстрочный знак. Можно настроить различные параметры анимации для текста, выбрать для него фон или цвет букв.
В группе «Абзац» есть кнопочки для создания различных видов списка и для выравнивания текста на листе. Здесь же можно выбрать фон для абзаца, настроить межстрочный интервал и интервал между абзацами. Про то, как настроить интервалы в Word , прочтите, перейдя по ссылке.
На вкладке «Вставка» можно сделать таблицу в Word и сделать гиперссылку в Word . В группе «Колонтитулы» , кликнув по кнопочке «Номер страницы» , можно пронумеровать страницы в документе Ворд .
На вкладке «Разметка страницы» можно изменить ориентацию страниц документа, разбить текст на колонки или расставить переносы .
В некоторых группах, справа внизу есть маленькая стрелочка, нажав на нее, откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами.
Можно настроить его внешний вид. При настройке оглавления параметры применяются к существующей таблице. Если вас устраивает оформление, нажмите кнопку ОК . В противном случае нажмите кнопку Отмена и все изменения будут сброшены. Оглавление останется на своем месте.
Выберите пункт Настраиваемое оглавление .
Настраиваемое оглавление .
Настройка существующего оглавления:
Выберите пункт Настраиваемое оглавление .
Используйте параметры для отображения, скрытия и выравнивания номеров страниц, добавления или изменения заполнителя, настройки форматирования и указания количества уровней отображаемых заголовков.
Форматирование текста в оглавлении
Нажмите кнопку Изменить . Если кнопка Изменить Форматы значение Из шаблона .
В списке Стили Изменить .
Внесите изменения в области Изменение стиля .
Настройка существующего или создание новой таблицы:
Настройки будут применены, если у вас уже есть оглавление. В противном случае будет добавлена новая настраиваемая таблица.
Используйте параметры для отображения, скрытия и выравнивания номеров страниц, добавления или изменения заполнителя, настройки форматирования и указания количества уровней отображаемых заголовков. Дополнительные сведения см. в статье Настраиваемое оглавление .
Форматирование текста в оглавлении
Нажмите кнопку Изменить . Если кнопка Изменить неактивна, установите в поле Форматы значение Из шаблона .
В списке Стили выберите уровень, который требуется изменить, и нажмите кнопку Изменить .
Внесите изменения в области Изменение стиля .
Редактировать содержимое ячейки можно как в строке формул, так и непосредственно в ячейке. Кроме этого, в Excel предусмотрен ряд дополнительных специальных средств, таких как ввод последовательностей данных и автозаполнение ячеек.
Редактирование в строке формул
Команды Вырезать, Копировать, Вставить и Очистить используют и для редактирования значений прямо в строке формул. Часто бывает проще повторно ввести в ячейку значение или формулу, чем обращаться к командам меню Правка. Но в случаях, когда приходится работать с текстом или длинными, сложными формулами, команды редактирования могут оказаться очень полезными. Действия над содержимым ячейки в строке формул подобны работе в любом текстовом редакторе, например в Word. Так, можно легко скопировать всю формулу или только ее часть из одной ячейки в другую. Предположим, что ячейка А10 содержит формулу:
ЕСЛИ(НПЗ(.15,А1:А9)>0,А11,А12)
Требуется скопировать в ячейку В10 только ее фрагмент:
НПЗ(.15,А1:А9)
Для этого сначала выделите ячейку А10, а затем в строке формул выделите ту часть формулы, которую нужно скопировать, и выберите в меню Правка команду Копировать. Затем введите в ячейку В10 знак равенства «=», чтобы начать формулу, и выберите в меню Правка команду Вставить (или нажмите кнопку Вставить панели инструментов Стандартная).
ВНИМАНИЕ –
Помните, при вырезании, копировании и вставке непосредственно в строке формул ссылки на ячейки в формуле не настраиваются. Подробнее об изменении ссылок рассказывается в разделе «Поведение ссылок при копировании формул» главы 12.
Редактирование непосредственно в ячейках
Excel позволяет изменить содержимое ячеек без обращения к строке формул. Дважды щелкните на ячейке - и теперь вы можете выполнять любые операции редактирования непосредственно в ячейке. Дополнительное преимущество такого способа заключается в том, что тогда на экране цветной рамкой выделяется диапазон ячеек, к которому относится изменяемая формула, как показано на рис. 7.18.
СМОТРИ ТАКЖЕ
Подробнее о проверке документов рассказывается в разделе «Проверка и документи-
рование листов» главы 9.
ВНИМАНИЕ –
Редактирование непосредственно в ячейках возможно только при установленном флажке Правка прямо в ячейке (Edit Directly In Cell) в диалоговом окне Параметры на вкладке Правка. В принципе, режим прямого редактирования активен по умолчанию, но если флажок был снят, необходимо заново установить его.
Рис. 7.18. Чтобы отредактировать данные непосредственно в ячейке, просто дважды щелкните на ней
Вкладка Правка диалогового окна Параметры
На вкладке Правка диалогового окна Параметры (которое открывается командой Сервис? Параметры), представленной на рис. 7.19, собраны все настройки, контролирующие выполнение операций редактирования в рабочей среде Excel. Рассмотрим каждый из элементов управления подробнее:
Правка прямо в ячейке (Edit Directly In Cell). Флажок должен быть установлен для доступа к редактированию непосредственно в ячейке. Подробнее об этом рассказывалось в предыдущем разделе.
Перетаскивание ячеек (Allow Cell Drag And Drop). Установка данного флажка позволяет перетаскивать и копировать ячейки с помощью мыши. Подробнее об этом рассказывалось ранее, в разделе «Перемещение и копирование с помощью мыши». Кроме того, мы советуем сохранить в установленном состоянии флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек (Alert Before Overwriting Cells).
Переход к другой ячейке после ввода (Move Selection After Enter). Когда этот флажок установлен, после фиксации введенных данных активизируется ячейка, расположенная под ячейкой ввода. Чтобы изменить направление перемещения активной ячейки после нажатия клавиши Enter, выберите нужный вариант в раскрывающемся списке В направлении (Direction). Если снять флажок, то в результате нажатия клавиши Enter данные в ячейке фиксируются и активной остается та же ячейка.
Фиксированный десятичный формат при вводе (Fixed Decimal). Флажок позволяет автоматически расставлять разделительные символы при вводе десятичных числовых значений в ячейку. В обычном режиме и значения, и разделители вводятся вручную. Чтобы программа сделала это за вас, установите данный флажок и задайте в счетчике Десятичных разрядов (Places) количество знаков
после десятичной точки. Например, если в счетчике установлено значение 2, то при вводе числа 12345 оно будет преобразовано программой и в ячейке появится значение 123,45. Когда применяется режим ввода данных с фиксированным десятичным форматом, в строке состояния отображается индикатор ФИКС (FIX). Флажок не оказывает никакого влияния на уже имеющиеся на рабочем листе данные; он имеет силу только для тех чисел, которые вводятся уже после его установки. При вводе числа с десятичной точкой оно сохраняется в ячейке именно с тем количеством цифр после запятой, которое вы указали.
Рис. 7.19. На вкладке Правка диалогового окна Параметры собраны все относящиеся к процессу редактирования параметры рабочей среды
Перемещать объекты вместе с ячейками (Cut Copy, And Sort Objects With Cells).
При установке данного флажка ячейки перемещаются вместе с «прикрепленными» к ним графическими объектами. Подробнее позиционирование объектов рассматривается в разделе «Расположение объектов на листе» главы 10.
Запрашивать об обновлении автоматических связей (Ask To Update Automatic Links). Если установлен этот флажок, при обновлении формул, ссылающихся на ячейки в удаленных книгах, на экран выводится предупреждение. Дополнительная информация по этому вопросу находится в разделе «Управление связями» главы 2\.
Плавная вставка и удаление ячеек (Provide Feedback With Animation). В результате установки флажка нажатие кнопок полос прокрутки, а также вставка и удаление строк или столбцов сопровождаются анимацией. Если на быстрых компьютерах это практически незаметно, то на более медленных выглядит так, будто строки или столбцы скользят в определенном направлении.
Автозавершение значений ячеек (Enable AutoComplete For Cell Values). В данном режиме Excel предлагает автоматически заполнить остаток значения на основании сравнения уже введенных символов и значений других ячеек. Подробнее об этом рассказывается в разделе «Заполнение ячеек и создание рядов данных» данной главы.
Расширять форматы и формулы в списках (Extend List Formats And Formulas).
Режим, который позволяет Excel автоматически применять форматирование к новым ячейкам, добавляемым к таблице, основываясь на форматах существующих ячеек. Подробнее об этом говорится в разделе «Автоматическое применение форматирования» данной главы.
Автоматический ввод процентов (Enable Automatic Percent Entry). Режим, используемый для ввода значений в процентном формате. Когда установлен данный флажок, все значения меньше 1 автоматически умножаются на 100. Если флажок снят, то все числа процентного формата, как меньше, так и больше 1, будут в обязательном порядке домножаться на 100.
Отображать меню параметров вставки (Show Paste Options Buttons) и Отображать меню параметров добавления (Show Insert Options Buttons). При выполнении операций вставки на экран выводится смарт-тег с набором дополнительных команд для совершения специфических действий, имеющих смысл уже после вставки. Если снять эти флажки, не будут отображаться ни смарт-теги, ни их меню.
ПРИМЕЧАНИЕ –
Возможность задать фиксированный десятичный формат при вводе очень удобна тогда, когда необходимо вводить длинный список однотипных числовых значений. (Этот режим напоминает ввод чисел с плавающей запятой на большинстве 10-клавишных калькуляторов.) Например, если требуется ввести подряд много значений в денежном формате, установка флажка и значения 2 в поле Десятичных разрядов (Places) позволит существенно ускорить процесс. Тогда, как только вы наберете новое число и нажмете клавишу Enter, программа автоматически добавит десятичную точку в заданной позиции. В этом случае при вводе трехзначных чисел вам придется на 25% меньше раз нажимать на клавиши - ведь когда нужно ввести число 2,95, достаточно будет просто набрать 295. Однако осторожность не помешает. Предположим, нужно ввести значение 5,00. Что вы делаете? Обычно просто набираете на клавиатуре число 5. Но при включенном режиме фиксированного десятичного формата с двумя цифрами после запятой в ячейке отобразится значение 0,05. Поэтому, чтобы в ней оказалось верное число, необходимо набрать либо 500, либо 5,00.
Очистка ячеек и сброс форматирования
Чтобы очистить ячейку или диапазон, отменить форматирование, назначенное этой ячейке или диапазону, удалить примечание, прикрепленное к ячейке, или диаграмму, достаточно воспользоваться одной из команд подменю Очистить (Clear) меню Правка:
Все (Аll). Данная команда стирает содержимое всех выделенных ячеек, сбрасывает форматирование (кроме ширины столбцов и высоты строк), а также удаляет все присоединенные к ним примечания.
Форматы (Formats). Команда удаляет форматирование выделенных ячеек, но оставляет нетронутыми значения и примечания. Выделенным ячейкам назначается формат Общий (General) и стиль Обычный (Normal).
Основы работы в Microsoft Excel
Для практического освоения приемов работы в среде Excel предлагается произвести расчеты по продаже товаров видео- и аудиотехники фирмой «Техносервис» через сеть магазинов «Техносила» и «Техношок», для чего потребуется создание нескольких таблиц.
Любая таблица по своей структуре состоит из 3 частей:
ü Заголовок таблицы.
ü Шапка таблицы (названия граф таблицы).
ü Информационная часть (исходные и выходные данные, расположенные в соответствующих графах).
Ввод заголовка, шапки и исходных данных таблицы
После загрузки Excel на экран выводится стандартный шаблон таблицы, имеющий определенную ширину столбцов и высоту строк.
Ввод данных осуществляется в активную ячейку, т.е. в ту ячейку, в которую предварительно установлен табличный курсор и которая отличается от остальных контрастной рамкой вокруг нее.
Ввод исходных данных в ячейку будет завершен в результате выполнения одного из следующих действий:
v нажатия клавиши Enter;
v нажатия соответствующих клавиш управления курсором на клавиатуре;
v щелчка кнопкой мыши по следующей ячейке для ввода данных;
v нажатия клавиши табуляции.
При вводе данных в таблицу названия некоторых граф могут быть расположены в ячейке в несколько строк. Подобный ввод данных может быть осуществлен следующими способами:
1. Нажать клавишу Alt (левую или правую) и, удерживая ее, нажать коротко клавишуEnter после любого введенного в ячейку слова или словосочетания. Одновременное нажатие клавиш принято обозначать символом “+”, например Alt +Enter.
2. Использовать вкладку Главная , где в группеЯчейки нажать кнопку Формат , в раскрывшемся окне выбрать команду Формат ячеек , а затем в окне Формат ячеек , на вкладке Выравнивание установить переключатель Переносить по словам в области Отображение.
3. Нажать кнопку Перенос текста в группе Выравнивание на вкладке Главная .
Ввода заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера
Упражнение . Осуществить ввод заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера в соответствии с рисунком 1, для чего:
· В ячейку А1 на Листе 1 ввести “Прайс-лист ООО «Техносервис»” и нажать клавишу Enter .
· В ячейку А2 ввести “Наименование”, нажать одновременно клавишиAlt иEnter, ввести “товара” и нажать Enter .
· В ячейку В2 ввести “Цена”, нажать одновременно Alt иEnter , ввести “в у.е.” и нажать Enter .
Если введенные данные не соответствуют по расположению в ячейках примеру, приведенному на рис. 1, то следует изменить ширину столбцов, для этого необходимо:
· Установить указатель мыши на границу обозначений столбцов так, чтобы он принял вид черной двунаправленной стрелки.
· Удерживая нажатой левую кнопку мыши, расширить (уменьшить) столбец на необходимую величину.
Внимание! Введенный текст заголовка таблицы занял несколько соседних с ячейкой А1 ячеек. Однако если перевести курсор, например в ячейку В1, то в строке состояния, где обязательно отражается содержимое ячейки, в которой находится курсор, ничего не будет отражено. Это объясняется тем, что введенный текст, ширина которого превышает ширину ячейки А1, расположился в соседних ячейках справа лишь на экране дисплея. Если бы в дальнейшем потребовалось ввести в ячейку В1 какие-либо данные, произошло бы усечение текста до размеров ячейки А1, хотя на самом деле в ячейке А1 сам текст остался полностью.
Дальнейшая работа по вводу исходных данных в контрольном примере осуществляется в соответствии с рис 2.
Расширить столбец А ,установив курсор мыши на границу столбцов А и В и растянуть столбец А . до нужной величины.
Редактирование содержимого ячейки
Если при просмотре таблицы были обнаружены ошибки, их необходимо отредактировать.
Excel позволяет редактировать содержимое ячеек несколькими способами:
Ø набором в активной ячейке новой информации поверх ошибочной (используется, как правило, при полной замене информации);
Ø активизацией строки формул щелчком мыши для перехода в режим редактирования;
Ø нажатием функциональной клавиши F2 в активной ячейке.
Удаление ошибочной информации осуществляется нажатием клавиши Delete в активной ячейке.
Упражнение . Для удобства ориентации среди электронных документов рекомендуется давать листам рабочей книги соответствующие названия. Предлагается назвать первый лист рабочей книги «Прайс-лист». Для этого необходимо:
· Установить указатель мыши на название Лист1 .
· Щелкнуть правой кнопкой мыши.
· В контекстном меню выбрать пункт Переименовать .
· С клавиатуры набрать новое название листа.
· Нажать Enter .
Примечание . Переименовать рабочий лист можно также путем двойного щелчка по левой кнопке мыши, предварительно установив курсор на его название, после чего ввести новое название.
Вы можете изменить содержимое ячейки прямо в ячейке. Кроме того, вы можете изменить содержимое ячейки, введя текст в поле строка формул.
При редактировании содержимого ячейки Excel работает в режиме редактирования. Некоторые функции Excel работают иначе или недоступны в режиме редактирования.
Когда Excel находится в режиме редактирования, в левом нижнем углу окна программы Excel появляется Правка Word, как показано на приведенном ниже рисунке.
Как приложение Excel работает в режиме редактирования по-другому?
В режиме редактирования многие команды недоступны. Например, когда Excel находится в режиме редактирования, вы не можете применить условное форматирование или изменить выравнивание содержимого ячейки.
Кроме того, если Excel находится в режиме редактирования, клавиши со стрелками работают по-другому. Вместо перемещения курсора между ячейками в режиме правки клавиши со стрелками перемещают курсор в ячейку.
Включение и отключение режима редактирования
Если при попытке использовать режим редактирования ничего не происходит, возможно, он отключен. Вы можете включить или отключить режим редактирования, изменив параметр Excel.
Переход в режим правки
Чтобы приступить к работе в режиме редактирования, выполните одно из указанных ниже действий.
Дважды щелкните ячейку, содержащую данные, которые нужно изменить.
Запустится режим редактирования и курсор будет помещен в ячейку в расположении, которое вы дважды щелкните. Содержимое ячейки также отображается в строке формул.
Щелкните ячейку с данными, которые нужно изменить, а затем щелкните в любом месте строки формул.
Запустится режим редактирования и курсор будет помещен в строку формул в выбранном месте.
Щелкните ячейку с данными, которые нужно изменить, а затем нажмите клавишу F2.
Запустится режим редактирования и курсор будет помещен в конец содержимого ячейки.
Вставка, удаление и замена содержимого ячеек
Чтобы вставить символы, щелкните ячейку, в которую вы хотите вставить, а затем введите новые символы.
Чтобы удалить символы, щелкните ячейку, в которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу BACKSPACE или выберите символы, а затем нажмите клавишу DELETE.
Чтобы заменить определенные символы, выделите их и введите новые символы.
Чтобы включить режим замены, чтобы при вводе существующие символы заменялись новыми, нажмите клавишу INSERT.
Примечание: Режим замены можно включать или отключать только в режиме редактирования. Если включен режим замены, знак справа от точки вставки выделяется в строке формул, и при вводе текста оно будет переписано.
Чтобы начать новую строку текста в определенной точке ячейки, щелкните в том месте, где вы хотите разорвать строку, а затем нажмите клавиши ALT + ВВОД.
Отмена или Отмена изменений
Перед нажатием клавиши ВВОД или TAB и до или после нажатия клавиши F2 можно нажать клавишу ESC, чтобы отменить все изменения, внесенные в содержимое ячейки.
После того как вы нажмете клавишу ВВОД или TAB, вы можете отменить изменения, нажав клавиши CTRL + Z или кнопку отменить на панели быстрого доступа .
Изменение способа отображения содержимого ячеек
После изменения содержимого ячейки может потребоваться настроить способ их отображения.
Выход из режима редактирования
Чтобы прекратить работу в режиме редактирования, выполните одно из указанных ниже действий.
Загрузка...
