Технология создания таблиц
СУБД MS ACCESS предоставляет несколько средств создания таблиц: ручные (создание таблицы в режиме конструктора или путём ввода данных) и автоматизированные (разработка с помощью мастера). Работа мастера основана на применении большого количества шаблонов таблиц, при этом пользователь может выбрать требуемые поля из шаблонов. Для качественного освоения технологии создания таблицы, рекомендуется использовать ручные средства.
Для создания новой таблицы базы данных в режиме конструктора необходимо выполнить следующие действия в окне База данных:
· на панели объектов нажать на кнопку - Таблицы;
· на панели управления объектом выбрать - Создание таблицы в режиме конструктора;
· в окне конструктора сформируйте структуру таблицы (заполните список полей с указанием их типов);
Список полей - построчно содержит имена полей, имеющихся в составе таблицы, и позволяет построчно осуществлять ввод имён для новых полей. По умолчанию имя поля становится именем столбца таблицы.
Список типов полей - позволяет выбрать тип поля из раскрывающегося списка.
Кнопка выбора типа поля - элемент управления для выбора типа поля. Кнопка отображается только после введённого имени поля.
Панель редактирования свойств полей - содержит список свойств выделенного поля: размер поля, формат поля и т.д. Свойства полей можно не изменять (назначать по умолчанию) или редактировать; закрыть окно конструктора с сохранением сформированной структуры и указанием имени таблицы.
Технология ввода и редактирования данных
Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком левой кнопки мыши на её значке. Новая таблица не имеет записей - только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Заполнение таблицы данными производится обычным порядком. Очередная запись вводится в конец таблицы. Ввод в определённую ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путём набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши
Редактировать данные в ячейке таблицы можно с полной или с частичной их заменой. Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейке, а затем набрать (ввести) новую информацию. При частичной замене данных можно использовать курсор мыши или функциональную клавишу
Для удаления записи её необходимо выделить (щелкнуть по области маркера записи) и нажать клавишу , или выполнить команду меню ПРАВКА-УДАЛИТЬ. В выводимом на экран запросе подтвердить удаление.
Технология поиска и отбора данных
MS ACCESS предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базах данных. К таким средствам можно отнести использование команд поиска, фильтрации, сортировки, создания и использования запросов.
Запросы - это средства для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю для обработки в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они выбирают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.
С помощью запросов с данными могут выполняться следующие операции: отбор, сортировка, фильтрация данных, преобразование по заданному алгоритму, создание новой таблицы, выполнение автоматического наполнения таблиц, импортированными из других источников, выполнение простейших вычислений в таблицах. В MS ACCESS есть несколько типов запросов.
Запрос на выборку - является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями).
Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого устанавливается диалог с пользователем, с целью определения параметров отбора данных.
Перекрестные запросы - используют для расчётов и представления данных в структуре, удобной для их анализа.
На удаление записи - удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри неё.
На обновление записи - вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.
На добавление записей - добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.
На создание таблицы - создаёт новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.
Запрос SQL - это запрос, создаваемый на языке SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов к серверу базы данных.
Самым распространённым типом запроса является запрос на выборку. Для его создания с помощью конструктора необходимо выполнить следующие действия в окне База данных:
· на панели объектов нажать на кнопку - Запросы;
· на панели управления объектом выбрать - Создание запроса в режиме конструктора;
· в окне Добавление таблицы выбрать объект (используя вкладки Таблицы, Запросы, Таблицы и запросы), для которого формируется запрос. Для завершения работы необходимо нажать на кнопки <Добавить> и <Закрыть>;
· в окне Запрос на выборку (структура которого приведена рисунке) создать структуру запроса, выполнив следующие действия:
· в таблице, приведенной в области Структура таблицы, двойным щелчком левой кнопки мыши выбрать названия тех полей, которые должны войти в запрос (имена выбранных полей и таблиц автоматически появляются а строках Поле и Имя таблицы, области Структуры запроса;
При необходимости установить параметры сортировок, вывода на экран и отбора данных с помощью указателей соответствующих строк:
Сортировка - позволяет для каждого поля выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В запросе данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. Возможна многоуровневая сортировка - сразу по нескольким полям слева направо;
Вывод на экран - позволяет устанавливать вывод содержимого полей на экран;
Условие отбора - позволяет для каждого поля задать индивидуальное условие для отбора данных. Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения; закрыть окно Запрос на выборку с сохранением сформированной структуры и указанием имени запроса.
Справочный материал к ЛР-1
Тема: «ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ БАЗ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MICROSOFT ACCESS»
Занятие: Разработка таблиц и запросов
Технология разработки таблиц баз данных
Процесс создания таблиц баз данных можно подразделить на следующие этапы:
Разработка физической модели данных;
Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц ;
Установление связей между таблицами;
Заполнение таблиц данными.
Разработка физической модели данных
Прежде чем включить компьютер и запустить ACCESS, мы предлагаем с карандашом в руках составить обязательные характеристики объектов БД, т.е. физическую модель данных:
Установить номенклатуру признаков описания объекта (состав и число полей);
Установить характеристики каждого поля таблицы;
Оформить результаты в табличном виде (таблица 1.1).
После того как состав признаков описания объектов и соответствующие им характеристики полей продуманы, можно приступить к созданию таблицы в среде ACCESS. В имеющихся версиях этой системы последовательность действий практически одинакова. Отличия состоят лишь в некоторой разнице оформления диалоговых окон. Все наши дальнейшие примеры будут относиться к версии Microsoft Access.
Таблица 1.1 – Таблица для описания характеристик полей БД
Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц
Для создания таблицы с помощью Конструктора таблиц необходимо выполнить следующие действия:
Включить компьютер и загрузить программное обеспечение Windows и Access;
После загрузки Access в появившемся диалоговом окне дважды щелкнуть кнопкой по меню Файл и выбрать команду Создать ;
В появившемся диалоговом окне Создание активизировать переключатель База данных , а затем щелкнуть мышью по кнопке ОК (рисунок 1.1);
Рисунок 1.1 – Диалоговое окно Создание базы данных
В следующем появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных присвоить имя файлу, указав при этом имя директории (папки), где будет храниться БД; щелкнуть мышью по кнопке Создать (рисунок 1.2).
Рисунок 1.2 – Диалоговое окно указания имени и места файла БД
В следующем появившемся диалоговом окне База данных активизировать закладку Таблица и выбрать команду Создать в режиме конструктора .
В появившемся диалоговом окне Конструктор таблиц создать структуру таблицы в соответствии с установленными составом и характеристиками полей.
Конструктор таблиц (рисунок 1.3) содержит четыре информационных блока:
Имя поля;
Тип данных;
Описание;
Свойства поля.
Рисунок 1.3 – Окно Конструктора таблиц
В блоке Свойства поля имеется два окна (закладки): Общие и Подстановка .
Свойства поля Общие заполняются обязательно. В окне Подстановка можно задать список значений, который будет выводиться при вводе данных непосредственно в таблицу. Пользователь в этом случае должен будет щелкнуть мышью по нужному значению. Такие поля называют полями со списком.
При задании имен полям таблицы необходимо руководствоваться следующими рекомендациями:
Имя поля не должно начинаться с пробела;
В имени поля не должно быть знаков препинания, скобок, восклицательных знаков;
Не допускается повторение имен в таблице;
Имена полей могут содержать до 255 символов. Имя следует задавать имя минимальным числом символов (это необходимо для минимизации объема памяти и времени поиска информации). Желательно, чтобы имя поля представляло аббревиатуру названия признака объекта, которое будет вводиться в ячейки поля.
Технология заполнения данных в строки информационных блоков Конструктора таблиц аналогична технологии работы с таблицами в текстовом редакторе Word.
Заполнение информационных блоков следует производить последовательно для каждого поля. Рекомендуем следующий порядок заполнения информационных блоков:
Ввести имя поля;
Выбрать тип данных;
Ввести в строку блока Описание комментарий, поясняющий характер вводимых значений в ячейку данного поля (в дальнейшем при заполнении таблицы этот комментарий выводится в строку подсказки в нижней части экрана);
Задать свойства поля;
Повторить указанные действия для всех остальных полей таблицы.
После того как имя поля введено в соответствии с изложенными выше рекомендациями, выбираем для него тип данных. В Конструкторе таблиц Microsoft Access выбор типа данных можно осуществить выбором из списка. В списке предлагаются следующие типы данных.
Текстовый. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Это могут быть любые символы, в том числе и цифры. В текстовое поле могут вводиться и одни цифры, если с ними не предполагается производить вычислений.
MEMO . Поле MEMO называют полем текстовых примечаний. Этот тип поля предназначен для ввода в него текстовой информации длиной более 255 символов (в Access 2000 – до 65 535 символов). Этот тип данных отличается от текстового тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, которые хранятся отдельно. Это значительно ускоряет обработку таблиц. Поля MEMO не могут быть ключевыми или индексными.
Числовой . Этот тип данных для характеристик объектов базы данных, которые могут участвовать в математических расчетах.
Дата/Время . Такой тип данных предназначен для указания даты или времени, характеризующих конкретную запись таблицы (например, дата поступления товара на склад или время начала и окончания работы пользователя в сети Интернет). В данное поле можно вводить даты с 100 по 9999 г.
Денежный . Этот тип данных аналогичен числовому. Отличается от него только характеристиками вводимых чисел. Точность числа не превышает четырех знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных разрядов. В конце числа могут быть проставлены обозначения валюты (р. или $).
Счетчик . Поле содержит уникальный (не повторяющийся) номер записи таблицы БД. Значения этого поля не обновляются.
Логический . Тип поля, параметры которого могут принимать только два значения, интерпретированные как ДА или НЕТ (Да/ Нет), Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического тина не могут быть ключевыми, но могут быть индексными.
OLE (OLE-объект) . В ячейки поля данного типа вводятся ссылки на приложения, разработанные для Windows. Это могут быть текстовые, графические и мультимедийные файлы. Объем хранимых данных в ячейках данного поля ограничен только дисковым пространством компьютера.
Гиперссылка (Hyperlink) . Этот тип данных позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно сослаться на любой файл или фрагмент файла, находящегося на том же компьютере, на котором находится таблица БД, или на любом компьютере в локальной сети или сети Интернет. Гиперссылка состоит из трех частей: адрес, указывающий путь к файлу; дополнительный адрес, указывающий положение фрагмента внутри файла или страницы текста; отображаемый текст. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов.
Мастер подстановок . При выборе этого типа имеется возможность создать фиксированный список значений, которые могут принимать данные, заносимые в ячейки поля.
После установления имени и типа данных следует поместить курсор в соответствующую строку блока Описание и ввести комментарий, позволяющий пользователю правильно вводить информацию при заполнении таблицы.
После ввода комментария необходимо перейти к блоку Свойства поля , разделу Общие и задать полю необходимые свойства. В Конструкторе таблиц каждому ролю в зависимости от типа данных автоматически (по умолчанию) задается определенный набор свойств. Конструируя таблицу, эти свойства можно изменять в соответствии с конкретными требованиями к данным.
В таблице 1.2 перечислены характеристики свойств полей, задаваемые в информационном блоке Свойства поля , Общие .
Таблица 1.2 – Характеристики свойств полей таблиц БД
| Свойство поля | Характеристика |
| Размер поля | Устанавливает максимальный размер данных, вводимых в ячейки данного поля. Размер данных текстовых (символьных) полей не может превышать 255 знаков. Для числовых полей размер водимых данных устанавливается автоматически в зависимости от типа числа: байт – целые числа от 0 до 255 – 1 байт; целое – целые числа от -32 768 до +32 767 – 2 байт; длинное – целые числа от -2 147483 648 до +2 147483 648; целое с плавающей точкой с точностью до шести знаков – числа от -3,4 х 1038 до +3,4 х 1038 – 4 байт; целое с плавающей точкой с точностью до восьми знаков - числа от -1,797 х 10 308 до +1,797 х 10 308 -8 байт |
| Формат поля | Для полей типа Текстовый и MEMO можно задавать формат ввода данных, в соответствии с которым данные будут выводиться на экран дисплея. Для полей типов Числовой, Денежный могут быть выбраны следующие форматы: стандартный – формат, устанавливаемый по умолчанию (отсутствуют разделители тысяч, знаки валют, число десятичных знаков соответствует точности числа); денежный – устанавливается два знака после запятой и выводится символ валюты; фиксированный – как минимум, один знак до запятой и два знака после запятой; с разделителями тысяч – два знака после запятой и разделитель тысяч; процентный – в конце числа выводится знак процента; экспоненциальный – числа выводятся в экспоненциальном виде (например, 1.10 ´ 103). Для полей типа Дата/Время существуют следующие форматы: полный формат даты – устанавливается по умолчанию и имеет, например, следующий вид: 15.04.97.05:30:10 РМ; длинный формат даты, например: Пятница, 13 апреля 1997; средний формат даты, например: 13-апр-97; краткий формат даты, например: 13.04.97; длинный формат времени, например: 14:33:10; средний формат времени, например: 14:33 РМ; краткий формат времени, например: 14:33. Для полей логического типа могут применяться следующие форматы: Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл/Выкл |
| Число десятичных знаков (точность поля) | Задается для полей типов Числовой и Денежный. Число знаков – от 0 до 15 |
| Маска ввода | Маска устанавливает шаблон для ввода данных в поля типов Текстовый, Числовой, Денежный, Дата/Время. Маска ввода для полей типа Дата/Время соответствует выбранному формату |
| Подпись поля | Предназначена для более описательного названия поля, которое будет вводиться в заголовки («шапки») таблиц и другие элементы форм, отчетов. Если подпись поля не вводится, то в соответствующих элементах таблиц, форм и отчетов будут вводится имена полей |
| Условие на значение | Устанавливает ограничения на значения вводимых данных. Например, задание условия «<100» для числового поля означает, что в это поле нельзя вводить данные более 100. Условие вида «Москва» OR «Вологда» OR «Новосибирск» означает, что вводимые названия городов должны быть только Москва, или Вологда, или.Новосибирск. Условия на значение вводимых данных задаются выражениями, состоящими из операторов сравнения, и значениями, которые используются для сравнения. При задании условий применяются известные операторы: < (меньше); <= (меньше или равно); > (больше); >= (больше или равно) При задании условий применяются известные операторы: = (равно); < > (не равно). В выражениях могут применяться логические операторы: OR (или), AND (и), а также операторы сравнения: BETWEEN, IN, LIKE: BETWEEN – проверяет, что введенное значение поля находится внутри заданного диапазона. Верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND. Например, выражение BETWEEN 20 AND 45 означает, что вводимое значение должно находиться в интервале от 20 до 45. Это выражение также может быть записано в виде: >50 AND < 100; IN – проверяет равенство введенного значения поля любому значению из заданного списка. Например, IN («Москва», «Вологда», «Новосибирск») означает, что это выражение соответствует также выражению «Москва» OR «Вологда» OR «Новосибирск»; LIKE – проверяет соответствие полей Текстовый или Мемо заданному шаблону символов. Например, выражение LIKE «Тех*» означает, что вводимая строка символов должна начинаться с символов «Тех» |
| Сообщение об ошибке | Текст, который будет выводиться на экран при несоответствии заданным условиям значений вводимых данных |
| Обязательное поле | Если поле выбрано обязательным, то это значит, что при заполнении таблицы в ячейки этого поля данные должны вводиться обязательно |
| Пустые строки | Разрешение на ввод пустых строк для полей Текстовый и Мемо |
| Индексированное поле | Рекомендуется устанавливать это значение для полей, по значениям которых предполагается осуществлять поиск данных в таблицах. Задание индекса значительно ускоряет поиск данных |
На рисунке 1.4 показан пример заполнения свойств полей таблицы.
Рисунок 1.4 - Пример заполнения свойств полей таблицы
После описания характеристик (свойств) всех полей таблицы конструктор закрывают; при этом открываются диалоговые окна, в которых предлагается задать имя таблицы и установить ключевые поля, если они не были заданы.
При задании имени таблицы необходимо учесть следующие рекомендации:
Имя поля должно отражать содержание данных в таблице (класс объектов);
В имени таблицы не должно быть знаков препинания, скобок, восклицательных знаков;
Имя таблицы не должно начинаться с пробела;
В одном файле БД не должно быть таблиц с одинаковыми именами.
Ключевые поля устанавливаются в тех случаях, когда данные таблицы БД должны быть связаны с данными других таблиц. Ключевое поле должно однозначно определять каждую запись в таблице. Значения данных ключевого поля не повторяются (не должны повторяться). Ключевым может быть любое поле таблицы, если значения данных этого поля могут однозначно определить всю запись. Если запись нельзя однозначно определить по значению данных одного поля, то устанавливают несколько ключевых полей. В качестве ключевого поля можно выбрать поле типа Счетчик , которое однозначно определяет каждую запись таблицы. Ключевое поле создается при описании свойств полей в Конструкторе таблиц . Для этого необходимо выделить необходимое поле и на панели инструментов щелкнуть по соответствующей кнопке.
Сделаем несколько замечаний по технологии разработки таблиц. Технология работы в Конструкторе таблиц полностью аналогична работе с таблицами в текстовом редакторе Word.
При создании нескольких таблиц, содержащих одинаковые характеристики объектов, следует применять технологию копирования данных. Для этого необходимо:
1) открыть созданную ранее таблицу в режиме Конструктор ;
2) выделить поле, которое повторяется в другой таблице;
3) скопировать выделенное поле (со всеми его свойствами) в буфер обмена;
4) при конструировании другой таблицы вставить из буфера обмена характеристики поля в соответствующую строку Конструктора таблиц .
После того как структуры таблиц БД созданы, необходимо установить логические связи между таблицами.
Установление связей между таблицами
Установление связей между таблицами необходимо для обеспечения целостности данных. Целостность данных гарантирует защиту информации от случайных изменений в связанных таблицах. В связанных таблицах одна таблица является главной, а вторая – подчиненной. Главная таблица должна обязательно содержать ключевое поле. Подчиненная таблица должна содержать аналогичное поле, которое не является ключевым.
Для установления связей между таблицами необходимо выполнить следующие действия.
На панели инструментов окна базы данных активизировать команду (значок) Схема данных ;
В открывшееся окно построителя схемы данных ввести главную и подчиненные таблицы (рисунок 1.5);
Связать таблицы по одинаковому полю (рисунок 1.6) .
В процессе создания связи включен параметр Обеспечение целостности данных . При этом параметре не допускается произвольное удаление или изменение записей в главной таблице. Если установить (включить) параметры связи между таблицами Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей , то при любых изменениях данных в главной таблице произойдет автоматическое изменение связанных данных в подчиненной таблице.
Рисунок 1.5 – Окно построителя схемы данных
Рисунок 1.6 – Пример установления связи «один ко многим»
На рисунке 1.7 показан пример схемы связи базы данных «Учебный процесс».
Рисунок 1.7 – Схема связи базы данных «Учебный процесс»
После того как состав таблиц базы данных установлен, структура каждой таблицы разработана, определены и установлены связи между таблицами, приступают к заполнению таблиц данными.
Технология ввода данных в таблицы производится двумя способами:
Непосредственным вводом данных в ячейки таблицы;
Организацией ввода данных через формы.
При выборе первого способа ввода данных необходимо руководствоваться:
Уменьшением вероятности ошибок оператора;
Удобством организации самого процесса ввода данных.
Если таблица базы данных имеет небольшое число полей, которые размещаются на экране монитора, и не связана с другими таблицами, а также если вы создаете некоммерческую систему, то для ввода данных можно не создавать соответствующей формы.
Что такое импорт, экспорт и присоединение данных?
Чем отличается импорт данных от присоединения данных?
В каких случаях целесообразно применение импорта и в каких - присоединение данных?
Что такое интеллектуальный анализ данных?
В каких сферах деятельности применяют И АД?
Каковы основные этапы процесса И АД?
С какой целью проводится анализ информации?
Для чего применяют технологию трансформации данных?
Из каких операций состоит задача поиска закономерностей?
Чем обусловлено появление ИАД?
Гла ва 6 ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ ТАБЛИЦ БАЗ ДАННЫХ
6.1. Разработка физической модели данных
Прежде чем включить компьютер и запустить Access, не-обходимо установить обязательные характеристики объектов БД - физическую модель данных, т.е. номенклатуру признаков опи-сания объекта (состав и число полей) и характеристики каж-дого поля таблицы, а результаты оформить в табличном виде (рис. 6.1).
Затем можно приступить к созданию таблицы в среде Access. Во всех имеющихся версиях этой системы последовательность дей-ствий практически одинакова. Существует лишь некоторая разни-ца в оформлении диалоговых окон. Рассмотрим примеры созда-ния таблиц с использованием версии Microsoft Access 2000.
6.2. Создание таблицы с помощью конструктора таблиц
Для создания таблицы необходимо выполнить следующие дей-ствия:
=> включить компьютер и загрузить программное обеспечение - Windows и Access;
=> в появившемся диалоговом окне дважды щелкнуть кнопкой мыши по меню Файл и выбрать команду Создать;
=> в диалоговом окне Создание (рис. 6.2) активизировать пере-ключатель Базы данных и щелкнуть мышью по кнопке [ОК];
=> в диалоговом окне Файл новой базы данных (рис. 6.3) при-своить имя файлу, указав при этом имя директории (папки), г Де будет храниться БД, и щелкнуть мышью по кнопке Соз-дать;
=> в диалоговом окне База данных активизировать закладку Таб- лица и выбрать команду Создать в режиме конструктора;
=$ в появившемся диалоговом окне конструктора таблиц (рис. 6.4) создать структуру таблицы в соответствии с установ-ленными составом и характеристиками полей.
Конструктор таблиц содержит четыре информационных блока: Имя поля; Тип данных; Описание; Свойства поля.
В блоке Свойства поля имеются два окна (закладки) - Общие и Подстановка. Общие свойства поля заполняются обязательно. В окне Подстановка можно задать список значений, который при вводе данных будет выводиться непосредственно в таблицу, В этом случае пользователь должен будет лишь щелкнуть мышью по нуж-ному значению. Такие поля называют полями со списком.
При задании имени полю таблицы необходимо руководство-ваться следующими рекомендациями:
имя поля не должно начинаться с пробела;
несмотря на то что имя поля может содержать до 64 (Access 2000) символов, его следует задавать минимальным числом сим-волов с целью обеспечения минимизации объема памяти и вре-мени поиска информации;
желательно, чтобы имя поля представляло собой аббревиатуру названия признака объекта, который будет вводиться в ячейки поля;
В имени поля не должно быть знаков препинания, скобок,
восклицательных знаков;
Не допускается повторение имен в таблице.
Технология занесения данных в строки информационных бло-
ков конструктора таблиц аналогична технологии работы с табли-
цами в текстовом редакторе Word. Причем заполнение информа-
ционных блоков следует производить последовательно для каждо-
го поля в следующем порядке:
=> ввести имя поля;
=> выбрать тип данных;
=> ввести в строку блока Описание комментарий, поясняющий характер вводимых значений в ячейку данного поля (в дальней-шем при заполнении таблицы этот комментарий выводится в стро-ку подсказки в нижней части экрана);
=> задать свойства поля;
=> повторить указанные действия для всех остальных полей таб-лицы.
В конструкторе таблиц Microsoft Access выбор типа данных мож-но осуществить через список. Приведем типы данных, входящих в этот список.
Текстовый. Поле данных этого типа может содержать до 255 любых символов, в том числе и цифры. В такое поле данных могут также вводиться одни цифры, если с ними не предполагается производить вычислений.
Мемо. Поле данных этого типа, называемое полем текстовых примечаний, предназначено для содержания текстовой информа-ции длиной более 255 символов; в Access 2000 - до 65 535 симво-лов. Этот тип данных отличается от текстового тем, что представ-ляет собой не сами данные, а ссылки на соответствующие блоки данных, хранящиеся отдельно, что значительно ускоряет обра-ботку таблиц. При этом поля данных типа Мемо не могут быть ключевыми или индексными.
Числовой. Данные этого типа предназначаются для характерис-тики объектов базы данных, которые могут участвовать в матема-тических расчетах.
Дата/время. Данные такого типа предназначены для указания даты или времени, характеризующих конкретную запись табли-цы, например даты поступления товара на склад или времени начала и окончания работы пользователя в сети Internet. В поле данных этого типа можно вводить даты с 100 по 9999 годы.
Денежный. Данные этого типа аналогичны данным числового типа и отличаются от них только характеристиками вводимых чи-сел. Точность числа данных такого типа не превышает четырех знаков после запятой, а целая часть может содержать до 15 деся-тичных разрядов. В конце числа может быть проставлено обозначе-ние валюты.
Счетчик. Поле содержит уникальный (не повторяющийся) но-дер записи таблицы БД. Значения этого поля не обновляются. Таб-лица Access 2000 может содержать 2 млрд записей.
Логический. Параметры поля данных этого типа могут прини-мать только два значения, интерпретированные как Да/Нет, Ис-тина/Ложь, Включено/Выключено. Поля данных логического типа не могут быть ключевыми, но могут быть индексными.
OLE (OLE-объект). В ячейки поля данных этого типа вводятся ссылки на приложения, разработанные для Windows. Это могут быть текстовые, графические и мультимедийные файлы. Объем хранимых данных такого типа в ячейках поля ограничен только дисковым пространством компьютера.
Гиперссылка (Hyperlink). Позволяет вставлять в поле адрес, с помощью которого можно ссылаться на любой файл или фраг-мент любого файла, находящегося в том же компьютере, где на-ходится таблица БД, или в любом компьютере локальной сети или в сети Internet.
Гиперссылка состоит из трех частей: адреса, указывающего путь к файлу, дополнительного адреса, указывающего положе-ние фрагмента внутри файла или страницы текста, и отобража-емого текста. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов.
Мастер подстановок. Позволяет создавать фиксированные спис-ки значений, которые могут принимать данные, заносимые в ячей-ки поля.
После установления имени и типа данных курсор помещают в соответствующую строку блока Описание и создают коммента-рий, позволяющий пользователю правильно вводить информацию при заполнении таблицы.
Рекомендуется обязательно вводить комментарий, особенно в тех случаях, когда в обозначении имени или подписи поля содер-жится недостаточно информации для правильного ввода данных. Например, при вводе характеристик технологического оборудо-вания в поле Z) max (см. рис. 4.3) пользователь должен знать, что максимальный диаметр заготовки, которая может быть обработа-на на станке данной модели, указан в миллиметрах, т.е. в этом случае в строке блока Описание можно сделать следующий ком-ментарий: максимальный диаметр заготовки в мм.
После ввода комментария необходимо перейти к блоку Свой- ства поля в разделе Общие и задать полю требуемые свойства. В кон-структоре таблиц каждому полю в зависимости от типа данных автоматически (по умолчанию) задается определенный набор свойств. Конструируя таблицу, эти свойства изменяют в соответ-ствии с конкретными требованиями к данным.
На рис. 6.5 показан фрагмент структуры таблицы, созданной в режиме конструктора, с описанием свойств одного из полей.
После описания характеристик (свойств) всех полей таблицы конструктор закрывают, при этом открываются диалоговые окна, в которых предлагается задать имя таблицы и установить ключе-вые поля, если они не были заданы ранее.
При задании имени таблицы необходимо учитывать следую-щие рекомендации:
имя должно отражать содержание данных в таблице (класс объектов);
в имени не должно быть знаков препинания и скобок;
имя не должно начинаться с пробела;
в одном файле БД не должно быть таблиц с одинаковыми именами.
Ключевые поля устанавливаются в тех случаях, когда данные одной таблицы БД должны быть связаны с данными других таб-лиц. При этом ключевое поле должно однозначно определять каж-дую запись в таблице, а его значения не должны повторяться.
Ключевым может быть любое поле таблицы, значения данных которого однозначно определяют всю запись. Если запись нельзя однозначно определить по значением данных одного поля, уста-навливают несколько ключевых полей. В качестве ключевого мож-но выбрать поле данных Счетчик, которое однозначно определяет каждую запись таблицы.
Ключевое поле создается при описании свойств полей в кон-структоре таблиц, для чего следует выделить необходимое поле и на панели инструментов щелкнуть мышью по соответствую-щей кнопке.
При создании нескольких таблиц, содержащих одинаковые характеристики объектов, следует применять технологию копи-рования данных. Для этого необходимо выполнить следующие дей-ствия:
=> открыть созданную ранее таблицу в режиме Конструктор;
=> выделить поле, которое повторяется в другой таблице;
=> скопировать выделенное поле (со всеми его свойствами) в буфер обмена;
=> вставить из буфера обмена характеристики поля в соответ-ствующую строку конструктора таблиц.
Когда структуры таблиц БД созданы, для обеспечения целост-ности данных необходимо установить связи между связанными таб-лицами.* Целостность данных гарантирует защиту информации от случайных изменений в связанных таблицах.
В связанных таблицах одна таблица является главной, а вто-рая - подчиненной. Главная таблица должна обязательно со-держать ключевое поле, а подчиненная - аналогичное поле, ко-торое не является ключевым.
Для установления связей между таблицами необходимо выпол-нить следующие действия:
=> на панели инструментов окна базы данных соответствую-щим значком активизировать команду Схема данных (рис. 6.6);
=> в открывшееся окно построителя схемы данных (рис. 6.7) ввести главную и подчиненные таблицы;
=> связать таблицы по одинаковому полю.
На рис. 6.8 показано окно построителя схемы данных, в кото-ром установлена связь один - ко многим между двумя таблицами САПР ТП «ЛАЗЕР 2000». В процессе создания связи включен па-раметр Обеспечение целостности данных, при котором не допуска-ется произвольное удаление или изменение записей в главной таблице.
Если установить (включить) параметры связи между таблица-ми Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то при любых изменениях данных в главной таблице произойдет автоматическое изменение связанных данных в подчиненной таблице.
Итак, состав таблиц базы данных установлен, структура каж-дой таблицы разработана, определены и установлены связи меж-ду таблицами. Можно приступать к заполнению таблиц данными.
* В информационной системе могут быть таблицы, не связанные с другими таблицами БД.
Рис. 6,8. Окно схемы данных с установленной связью один - ко многим
Ввод данных в таблицы производится двумя способами: непос-редственно в ячейки таблицы и через формы. При выборе способа ввода данных в таблицы необходимо руководствоваться следую-щими соображениями:
уменьшение вероятности ошибок оператора;
удобство организации самого процесса ввода данных.
Контрольные вопросы
Из каких информационных блоков состоит конструктор таблиц и в какой последовательности следует их заполнять?
Из скольких символов может состоять имя поля?
Может ли имя поля начинаться с пробелов?
Какие символы нельзя использовать при обозначении имени поля?
В чем состоит отличие данных текстового типа отданных типа Мемо?
В чем заключается различие числового и денежного типов данных?
В каких случаях следует применять данные типа OLE?
В каких случаях следует применять данные типа гиперссылки?
В каких случаях полю присваивают свойство ключевого?
Может ли ключевое поле иметь повторяющиеся значения данных в таблице БД?
В каких случаях полю присваивают свойство обязательного?
Какие таблицы называются главными и подчиненными?
Что такое обеспечение целостности данных?
Гл а ва 7
ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ ЗАПРОСОВ В СУБД MICROSOFT ACCESS
7.1. Виды запросов при работе сданными
Основное назначение любой информационной системы состо-ит в предоставлении пользователю необходимой и достоверной информации, и базы данных в большей степени отвечают этому назначению.
Обработка информации, содержащейся в таблицах БД, осуще-ствляется с помощью запросов, которые представляют собой не-который набор команд, предназначенных для поиска и обработки информации в таблицах по заданным пользователем условиям (зна-чениям полей). В системе Access в зависимости от выполняемых действий можно создавать следующие виды запросов: на выпол-нение действий (выборку); обновление; добавление; удаление; создание таблицы.
Виды запросов могут различаться технологией создания и фор-мой представления информации. В зависимости от технологии создания запросы разделяют на постоянные и параметрические. В постоянных запросах условия выбора информации не меняются в течение длительного времени. В параметриче-ских запросах параметры выбора информации меняются.
В результате выполнения запросов получают динамические таб-лицы, которые по своей форме могут быть двух видов: со структу-рой, соответствующей исходной таблице (таблицам) БД, и со структурой, отличающейся от исходной таблицы (таблиц) БД, которые называются кроес-таблицами.
В отличие от исходной таблицы БД заголовками столбцов в кросс-таблице являются не имена, а значения выбранных полей. Кросс-таблицы формируются с помощью особых видов запросов - перекрестных, т.е. запросов, которые применяются для вы-бора информации с одновременным группированием данных по значениям отдельных полей.
7.2. Способы создания запросов
В системе Access пользователю предлагается два способа созда-ния запросов:
конструирование в режиме Меню;
программирование в режиме SQL.
Создание запроса в режиме Меню выполняется с помощью системы мастеров.
В этом случае пользователь, указав параметры запроса в окне конструирования, использует предоставляемые мастером возмож-ности.
Система Access в этом случае автоматически формирует код программы в виде специальной последовательности команд на структурированном языке формирования запросов - SQL.
При программировании в режиме SQL пользователь должен описать все выполняемые при запросе действия с помощью соот-ветствующих команд на языке SQL.
Возможности конструирования запросов в режиме Меню дос-таточны для решения практически любых задач обработки ин-формации в таблицах БД.
Технологию конструирования запросов рассмотрим на приме-ре СУБД Access 2000, в которой проектирование запроса может выполняться двумя способами: самостоятельно и с помощью ма-стеров. При любом способе проектирования необходимо открыть окно Запросы объектов БД (рис. 7.1), активизировав кнопку [Зап-росы]*.
Рис. 7.2. Окно начального диалога при создании запроса
Пользователь может выбрать следующие варианты конструи-рования запросов:
щелкнуть мышью по кнопке [Создать] в строке меню окна эле-ментов БД;
щелкнуть мышью по значку [Создание запроса в режиме кон-структора] ;
щелкнуть мышью по значку [Создание запроса с помощью мастера].
При выборе первого способа открывается окно создания запро-са (рис. 7.2), в котором пользователю предлагаются Самостоятельное создание нового запроса и Создание запроса с помощью конструкто-ра в режимах: Простои запрос; Перекрестный; Повторяющиеся за- писи; Записи без подчиненных. производительности и оптимизации...
Таблица ─ это объект, определяемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте реального мира, например о клиентах фирмы. Таблица состоит из заголовка и тела. Заголовок включает имена атрибутов объекта (столбцов) и их свойства, например фамилию, телефон и адрес клиента. Тело содержит кортежи (строки), каждая строка представляет множество значений столбцов, в которых хранятся данные о конкретном экземпляре объекта.
Создание таблицы.Приступим к созданию первой таблицы. В ней должны находиться данные об арендаторах.
В окне БД щелкните на кнопке Таблицы инажмите кнопку Создать, чтобы приступить к проектированию новой таблицы. Access откроет диалоговое окно, в котором будет предложено воспользоваться одним из следующих способов создания таблицы.
Режим таблицы ─создание таблицы в табличном представлении (проектирование таблицы происходит в ходе ее заполнения по анализу вводимых данных).
Конструктор ─создание таблицы с помощью конструктора таблиц.
Мастер таблиц ─создание таблицы с помощью мастера таблиц на основе коллекции таблиц и полей.
Выберите опцию Конструктор для создания таблицы с помощью конструктора таблиц и нажмите кнопку ОК.
В верхней части появившегося окна (рис. 7.3) задайте поля, которые должна содержать таблица. В нижней части Свойства поля дайте детальное определение формата полей таблицы, задавая для каждого поля необходимые характеристики.
Рис. 7.3. Структура таблицы Арендатор
Ввод данных в таблицу. Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом ─ вы переводите курсор в нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Содержимое таблицы Арендатор представлено на рис. 7.4.
Редактирование и печать записей.Пользователь может добавить в таблицу любое количество записей, удалить или исправить имеющиеся данные. Удаляемые данные следует предварительно маркировать с помощью селекторной колонки и нажать клавишу или выбрать из меню Правка команду Удалить или Удалить запись. Access во избежание случайных ошибок выдаст запрос о том, действительно ли должна быть удалена маркированная запись, т. е. пользователь получит возможность вовремя отказаться от удаления.
Рис. 7.4. Содержимое таблицы Арендатор
Если таблицу необходимо перенести на бумагу, из меню Файл следует выбрать команду Печать. Можно отпечатать только некоторые записи. Их следует предварительно маркировать в режимезаполнения таблицы и затем активизировать команду Печать. В группе Печатать активизируйте кнопку Выделенные записи и щелкните мышью на кнопке ОК для запуска процесса печати (рис. 7.5).
Рис. 7.5. Вид окна Печать
Так как наша БД состоит из двух таблиц, таблицу Арендасоздаем аналогично. На рис. 7.6 представлено содержимое таблицы Аренда.
Рис. 7.6. Содержимое таблицы Аренда
Создание связей. Access позволяет строить реляционные БД, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой отношениями. Для этого из меню Сервис следует выбрать команду Схема данных. Наэкране появится окно Схема данных. Припервом открытии оно будет пустым.
Чтобы добавить таблицы или запросы в окно Схема данных, необходимо выбрать опцию Добавить таблицу в меню Связи илинажать кнопку Добавить таблицу, расположенную в строке пиктограмм. С помощью мыши перенесите поле, которое следует использовать для установки связи, из списка одной таблицы к соответствующему полю другой таблицы.
На экране появится диалоговое окно Изменение связей , в котором будет предложена связь между таблицами. После нажатия кнопки Создать в окне Схема данных будет графически показана созданная связь между таблицами Арендатор и Аренда (рис. 7.7).
Рис. 7.7. Схема данных
Целостность данных – система правил, используемых в СУБД Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Для установления целостности данных необходимо отметить свойство «Обеспечение целостности данных» в окне выбора таблиц для схемы данных. Аналогично задаются свойства «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей».
В этой работе рассматриваются два наиболее важных объекта Access: базы данных и таблицы. Окно базы данных является как бы отправной точкой, от которой начинается выполнение почти всех операций над объектами базы данных. Access выводит на экран панели инструментов, соответствующие типу активного объекта базы данных.
По умолчанию все таблицы открываются в режиме просмотра. Если режим просмотра был изменен, то чтобы снова перейти в режим таблицы, раскройте список рядом с кнопкой "Представление таблицы" и выделите "Режим таблицы" (Datasheet View).
Маркер записи, напоминающий карандаш, говорит о том, что в запись вносятся изменения. Чтобы добавить новую запись в таблицу, используйте запись, помеченную звездочкой. Если таблица содержит объекты OLE, то слова "Точечный рисунок BMP" говорят о том, что поле содержит рисунок. Изменять текст, содержащийся в полях объектов OLE, нельзя! Чтобы просмотреть рисунок, содержащийся в поле объекта OLE, дважды щелкните по ячейке данных, которая содержит строку "Точечный рисунок BMP". Запустится графический редактор Paint и рисунок, хранящийся в поле объекта OLE, будет открыт в нем. Чтобы возвратиться в Access, закройте окно Paint.
Чтобы выделить несколько записей, идущих одна за другой, нажмите левую кнопку мыши, когда указатель мыши находится над кнопкой выделения первой записи группы и, не отпуская левой кнопки мышки, протащите ее указатель по кнопкам выделения остальных записей группы.
В верхней части таблицы находятся заголовки полей. Когда указатель мыши перемещается над заголовком поля, он превращается в маленькую стрелку, направленную вниз. Заголовок столбца позволяет изменять размеры поля и выделять поле для его копирования или перемещения (левой кнопкой мыши).
В режиме конструктора таблиц можно просматривать и изменять значения свойств полей и таблицы в целом, задавать формат вывода значений полей и т.д. Этот режим также позволяет получить информацию об индексации таблицы.
Нажмите кнопку "Создать базу данных" (New) на панели инструментов или выберите команду "Файл, Создать" (File, New Database). Чтобы кнопка "Создать базу данных" и команда "Файл, Создать" были доступны, необходимо, чтобы окно базы данных было активно или чтобы главное окно Access было пусто.
Чтобы создать пустую базу данных, раскройте вкладку "Общие" (General) диалогового окна "Создание", выделите элемент "Новая база данных" и нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно "Файл новой базы данных".
Свойства таблицы Access определяют параметры таблицы в целом. Откройте таблицу в режиме конструктора и нажмите кнопку "Свойства" (Properties) на панели инструментов. Каждая таблица имеет 5 свойств:
- Описание (Description). Определяет текст, содержащий описание таблицы в окне базы данных.
- Определяет требования к данным, вводящимся в поля записи. Используется для обеспечения целостности и непротиворечивости данных. Это свойство, в отличие от аналогичного свойства поля, применяется к нескольким (всем) полям таблицы.
- Фильтр (Filter). Определяет подмножество записей, выводящихся после применения фильтра к таблице.
- Порядок сортировки (Order By) . Определяет порядок сортировки записей в таблице.
В бланке таблицы можно установить следующие свойства полей таблицы:
- Имя поля (Field Name). Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя. Хорошим тоном считается отказ от включения в имя поля пробелов и замена пробелов на знаки подчеркивания "_".
- Тип данных (Data Type): "Текстовый", "Поле MEMO", "Числовой", "Дата/Время", "Денежный", "Счетчик", "Логический", "Поле объекта OLE".
- Описание (Description). Этот текст выводится в строке состояния при добавлении или изменении данных в поле.
- Ключевое поле (Primary Key). Чтобы сделать поле ключевым, выделите его и нажмите кнопку "Ключевое поле" на панели инструментов.
Вкладка "Общие" (General) содержит основные свойства поля. Во вкладке "Подстановка" (Lookup) можно задать поведение поля в форме. В следующем списке приведены свойства полей таблицы, устанавливаемые во вкладке "Общие":
- Размер поля (Field Size). Определяет размер данных для полей с типом "Текстовый" (целое число в диапазоне от 0 до 255, по умолчанию задается размер 50) или "Числовой" (нужно выбрать размер поля в раскрывающемся списке). Свойство "Размер поля" не задается для полей с типами данных "Дата/Время", "Логический", "Денежный", "MEMO" и полей объектов OLE.
- Формат поля (Format). Позволяет указать форматы вывода текста, чисел и дат на экран и на печать. Можно оставить формат, выбранный автоматически, выбрать формат в раскрывающемся списке или ввести пользовательский формат. Свойство "Формат поля" не задается для полей объектов OLE.
- Число десятичных знаков (Decimal Places). Определяет число десятичных знаков, используемое при отображении чисел.
- Маска ввода (Input Mask). Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля "Телефон", позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: "(___) ___-____". Чтобы запустить Мастера по созданию масок ввода, выделите поле с типом данных "Текстовый" или "Дата/Время" и нажмите кнопку построителя ("…") в правой части вкладки "Общие".
- Подпись (Caption). Указывает текст, который выводится для таблицы или запроса в заголовке столбца в режиме таблицы. Можно использовать любые знаки пунктуации.
- Значение по умолчанию (Default Value). Позволяет указать значение, автоматически появляющееся в поле при создании новой записи. Например, в поле с типом данных "Дата/Время" можно вводить по умолчанию текущую дату. Не задается для полей с типом данных "Счетчик" и полей объектов OLE.
- Условие на значение (Validation Rule). Определяет требования к вводимым данным. Значение этого свойства представляет собой выражение. Не задается для полей "Счетчик", "MEMO" и полей объектов OLE.
- Сообщение об ошибке (Validation Text). Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение".
- Обязательное поле (Required). Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Пустые (Null) значения в этом поле не допускаются. Для ключевого поля должно иметь значение "Да".
- Пустые строки (Allow Zero Length). Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк. Используется для полей с типом данных "Текстовый" и "MEMO".
- Индексированное поле (Indexed). Определяет индекс, создаваемый по одному полю.
- Новые значения (New Values). Задается только для полей с типом данных "Счетчик" и определяет способ изменения значений поля счетчика при добавлении новых записей. Обычно используют значение: "Последовательные" - значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи.
Раскройте вкладку "Таблицы" и нажмите кнопку "Создать". В окне "Новая таблица" выберите элемент "Конструктор", нажмите кнопку ОК. Определите вышеперечисленные свойства для всех полей создаваемой таблицы. Нажмите кнопку "Режим таблицы", чтобы переключиться в режим таблицы и увидеть результат выполненной работы. Появится диалоговое окно "Сохранение" (Save As). Введите имя таблицы и нажмите кнопку ОК или
Чтобы увеличить производительность работы при вводе данных в таблицу, необходимо задать значения по умолчанию для полей таблицы. Например, значение по умолчанию "=Date()+28" является выражением. Оно возвращает текущую дату и прибавляет к ней 4 недели. После того, как значения по умолчанию присвоены, возвратитесь в режим таблицы, нажав кнопку "Режим таблицы" на панели инструментов.
Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи этой таблицы с другими таблицами базы данных, определить ключевое поле и создать индексы. Первичный ключ
- это одно или несколько полей таблицы, однозначно определяющее запись. Определение ключа таблицы помогает предотвратить появление в таблице одинаковых записей. Откройте таблицу в режиме конструктора. Нажмите клавишу
При помощи ключевых полей устанавливаются связи между таблицами. При определении ключа таблицы Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Связанные поля должны иметь одинаковые типы данных и размер поля. Связь между таблицами можно осуществлять по полям с типами данных "Счетчик" и "Длинное целое". Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ, - связанной. Существует четыре вида отношений: один к одному, один ко многим, многие к одному, многие ко многим. Связи с отношениями "один ко многим" и "многие к одному" отличаются только тем, какая таблица является главной.
Индексирование таблицы. Хотя Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа, может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексы - это внутренние таблицы, ускоряющие построение таблицы, содержащей результаты запросов, и сортирующие таблицу по значению ключевого поля. Каждая таблица Access может иметь до 32 индексов, 5 из которых могут быть составными (в составной индекс может входить не более 10 полей). Но не стоит создавать индексы для каждого поля таблицы и всех их комбинаций, поскольку это может существенно замедлить процесс заполнения таблицы (при изменении или добавлении записи автоматически обновляются все индексы!).
Чтобы проиндексировать таблицу по значению некоторого поля, выделите поле, нажав на кнопку выделения поля в левой части бланка структуры таблицы. Сделайте активным свойство "Индексированное поле" (Indexed), в списке нужно выбрать значение "Да (Допускаются совпадения)". В окне "Индексы" выводятся все индексы таблицы. Чтобы создать составной индекс, введите его название в столбце "Индекс" (index Name) и выберите необходимые поля в раскрывающихся списках столбца "Имя поля" (Field Name). Перейдите в режим таблицы. Подтвердите сохранение структуры таблицы.
Связи между таблицами базы данных можно определить и просмотреть в окне "Схема данных" (Relationships).
Выберите команду "Сервис, Схема данных" (Tools, Relationships) или нажмите кнопку "Схема данных" (Relationships) на панели инструментов.
Выберите команду "Связи, Добавить таблицу" (Relationships, Show Table) или нажмите кнопку "Добавить таблицу" (Show Table) на панели инструментов. В списке таблиц выделите необходимые таблицы и нажмите кнопку "Добавить" (Add). Нажмите кнопку "Закрыть" (Close).
Поместите указатель мыши над полем главной таблицы, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите появившийся значок поля на соответствующее поле связанной таблицы. Появится диалоговое окно "Связи".
Нажмите кнопку "Объединение" (Join Type). Появится диалоговое окно "Параметры объединения" (Join Properties). Выберите нужный тип объединения.
В диалоговом окне "Связи" для обеспечения ссылочной целостности установите флажок "Обеспечение целостности данных" (Enforce Referential Integrity).
Нажмите кнопку "Создать" (Create), чтобы подтвердить создание связи и перейти в окно "Схема данных".
Обеспечение ссылочной целостности данных является важным средством Access. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице.
При установленном флажке "Каскадное обновление связанных полей" изменение значения в ключевом поле главной таблицы приводит к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. При установленном флажке "Каскадное удаление связанных записей" удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице.
Access позволяет изменить длину текстовых полей, формат, условие на значение и сообщение об ошибке в таблицах, содержащих данные. Откройте таблицу в режиме конструктора, выделите поле и измените значение свойства. Изменение типа данных поля может привести к потере данных. Access позволяет изменить порядок следования полей путем перетаскивания поля при помощи мыши на новое место.
Изменение связей между таблицами, содержащими данные, является очень решительным шагом, поэтому старайтесь правильно определить типы связей до того, как в таблицу будут добавлены данные! Старайтесь избегать изменения имен полей таблицы после того, как созданы формы и отчеты, использующие эту таблицу.
Изменение связи может быть вызвано изменением типа данных полей, по которым строится связь. В этом случае нужно удалить связь, изменить типы данных и переустановить связь. Для этого закройте все окна таблиц. Щелкните левой кнопкой мыши по связи, которую нужно изменить. Нажмите клавишу
Простота добавления и изменения информации является одним из основных критериев эффективности СУБД. Для проверки структуры базы требуется ввести в нее тестовые данные. В этом случае для добавления данных лучше использовать режим таблицы. Другой важной функцией, которую должна обеспечивать СУБД, является поддержка целостности данных ("Условие на значение" (Validation Rule) полей или таблиц).
Выражения используются для вычисления различных величин и содержат, по крайней мере, один оператор (например, арифметические операторы, операторы сравнения и т.д.). Чаще всего используются арифметические операторы +, -, * (оператор умножения), / (оператор деления). Величины, к которым применяется оператор, называются операндами.
Существуют операторы сравнения (например, > (знак больше), = (знак равенства) и т.д.). Логические операторы (And, Or, is, Not, Between и Like) возвращают в качестве результата одно из значений "Истина" (True), "Ложь" (False) или пустое значение (Null), если результат вычислить невозможно. Оператор используется для слияния (конкатенации) двух строк в одну. Можно создавать сложные выражения из простых, комбинируя их.
В условиях на значение используются выражения, возвращающие одно из значений "Истина" (данные корректны) или "Ложь" (ошибка в данных). Если данные записи не удовлетворяют условию на значение, то при переходе к другой записи или попытке сохранить изменения, появляется окно, сообщающее об этом.
Условия на значения, проверяющие корректность данных только в одном поле, независимо от значений других полей, называются условиями на значение поля.
Для проверки можно задать условие на значение записи таблицы. В условии на значение записи могут сравниваться одновременно значения нескольких полей.
Поместите курсор в поле ввода "Условие на значение" и нажмите кнопку "..." (для вызова Построителя выражений) справа от поля ввода. Появится диалоговое окно Построителя выражений. В левом списке этого диалогового окна выделена таблица, а в центральном списке выводится список полей таблицы. Пример выражения, определяющего условие на значение: [ДатаФакт]>=[ДатаПлан] ОR [ДатаФакт] IS Null. В поле ввода "Сообщение об ошибке" введите текст сообщения об ошибке, который будет выводиться при нарушении условия на значение.
Тестирование приложений баз данных часто занимает гораздо больше времени, чем их разработка. Необходимо разработать тестовые примеры, которые помогут проверить правильность работы условий на значение и режима ссылочной целостности. В процессе заполнения таблицы можно проверить правильность определения значений свойств "Значение по умолчанию" и "Формат поля". Можно попробовать ввести в таблицу некорректные данные, чтобы проверить условия на значение полей и записей. Для заполнения откройте таблицу в режиме таблицы.
Условие на значение. Введите в поле неверное значение и нажмите клавишу <стрелка вверх>. При попытке сохранения изменений в новой записи Access автоматически проверяет условие на значение, появляется сообщение об ошибке. Уникальность значений ключа таблицы. В добавленной записи введите значения полей, совпадающие с предыдущей записью, а затем нажмите клавишу <стрелка вверх>. Появится сообщение об ошибке.
Загрузка...
