Системы доу и их автоматизация. Задачи комплексных систем автоматизации доу. Срок сдачи студентом выполненной дипломной работы

Управленческая деятельность в любой организации также основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест, не принесло желаемых результатов, хотя и ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью.

На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места .

Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

• тестовые, диагностические и антивирусные программы;
• операционные системы;
• командно-файловые оболочки.

Это программные средства общего назначения, следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них всех перечисленных выше программных средств.

Среди прикладных программных средств , необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить:

широко используемые типовые:

• системы подготовки текстовых документов;
• личные информационные системы;
• системы управления базами данных;
• программы по распознаванию текстов;
• программы выхода во внешнюю среду;
• системы обработки финансово-экономической информации;

менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей:

• системы подготовки презентаций;
• системы управления проектами;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы; текстовые процессоры; настольные издательские системы.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.

Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне соответствует использованию электрической пишущей машинки, только более производительной из-за легкости повторения, печати с хранимой в электронной памяти заготовки и возможности, как исправления опечаток, так и частичной переработки текста путем вставки или исключения новых фрагментов.

Из множества имеющихся программ-редакторов можно выделить Norton Editor, Side Kick, Brief, многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit, редакторы Турбо-систем.

Одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии на экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами. У каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, в которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, позволит:

• выводить текст, обеспечивающий заданный вид страницы на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;
• предварительно задавать такие параметры, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;
• автоматически проверять орфографию и получать подсказки при выборе синонимов;
• выводить и редактировать таблицы и формулы;
• объединять документы в процессе подготовки текста к печати;
• автоматически составлять оглавление и алфавитный справочник.

Но практически все текстовые процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и матричном.

В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой необходимо установить особое программное обеспечение - конверторы, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора-получателя документа.

К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Лексикон и др. Однако для большинства офисов системы Word и WordPerfect не нужны: они сложны, содержат много невостребуемых возможностей.

Вторая группа текстовых процессоров имеет существенно меньшие возможности, однако проще в использовании, работает быстрее и требует меньше памяти, ими легче пользоваться. К ним можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Но фактическим стандартом российских офисов стал Microsoft Word, версий 6.0, 97, 2000, 2002.

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Настольные издательства, по сути, являются инструментом верстальщика и предназначены не столько для создания документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Они позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размеры отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты. Тексты, подготовленные настольными издательствами, распечатываются только на лазерных принтерах.

К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Освоение сложных в эксплуатации «настольных типографий» вряд ли целесообразно для тех, кому лишь изредка требуется красиво подготовить открытку, письмо или объявление.

Системы Microsoft Publisher, Pageplusfor Windows не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Их используют эпизодически, для тиражирования красочных документов в небольшой фирме. Они ориентированы на пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени.

Предложенная классификация систем подготовки текстов во многом условна, т. к. появляются новые усовершенствованные версии, что размывает границы между классами.

Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря или электронного органайзера:

• планирование личного времени на различных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;
• ведение персональных или иных картотек с возможностью автоматической выборки необходимой информации;
• соединение по телефонным линиям с ведением журнала телефонных переговоров и выполнением функций, характерных для многофункциональных телефонных аппаратов;
• ведение персональных информационных блокнотов для хранения разнообразной личной информации.

Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск, а также характером хранящейся в базе информации. Эти системы работают как на персональном компьютере, так и при работе в компьютерной сети.

Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают:

• универсальные табличные процессоры;
• специализированные бухгалтерские программы;
• специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного офисного пакета или системы:

• Corel Office Professional фирмы Corel;
• Word Perfect Suite for Windows фирмы Corel;
• Works for Windows фирмы Microsoft;
• MS Office for MAC фирмы Microsoft;
• Office Professional for Windows фирмы Microsoft;
• SmartSuite for Win фирмы Lotus.

С появлением операционной системы Windows были разработаны версии табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту видео- и аудиоинформации, что позволяет говорить о реализации гипермедиа-технологий.

Сегодня вышеперечисленные программы редко рассматриваются в отрыве друг от друга. Все они входят в состав интегрированных офисных пакетов. Кроме системы подготовки текстовых документов в пакет входит электронная таблица, программа презентационной графики и система управления базами данных (СУБД), личный планировщик и др.

Например, текстовый процессор WordPerfect в настоящее время не продается как автономный продукт, а только в составе пакета Corel Office Professional. На рынке прикладных программных комплексов доминируют три компании: Microsoft, Corel и Lotus. Все они развиваются по общим законам. Прежде всего - это полная унификация: общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению таких типичных задач, как управление файлами, редактирование, форматирование, печать, работа с электронной почтой и поиск подсказки справочной системы, интеграция с глобальной вычислительной сетью Интернет.

Программы прикладных комплексов оснащены инструментами для коллективной работы: имеют средства редактирования и сохранения документов основных типов в формате HTML для Интернет.

Офисные системы подготовки текстовых документов предоставляют средства отметки, прослеживания и редактирования исправлений, что значительно упрощает процесс учета мнений коллектива авторов. Для комментирования документа без его изменения имеются примечания. Для внесения изменений непосредственно в текст, служит режим записи исправлений, позволяющий отследить, в каких местах документа текст или графика были добавлены, удалены или перемещены. Среди средств совместной работы можно отметить функцию отслеживания версий и всплывающие окна с именем автора и датой внесения изменений.

При включении компьютера в общую сеть электронная почта и список рассылки позволяют довести информацию до всех корреспондентов. Средство уведомления о вручении, которое встроено в большинство современных почтовых систем, позволяет контролировать время, когда информация действительно была получена, и отслеживать принятие соответствующих мер.

Имеются возможности ограничить круг лиц, имеющих доступ к документу, и права каждого из них по внесению изменений: документ может быть предназначен только для чтения, можно запретить сохранять документ под любым иным именем или изменять его стили, или, наоборот, пользователю могут быть предоставлены полные права доступа.

Так, расширенный выпуск Microsoft Office XP, кроме текстового процессора Microsoft World, содержит:

• табличный процессор - Excel;
• систему управления базой данных - Access;
• личный планировщик - Outlook;
• средство создания презентаций - Power Point;
• систему электронной почты - Outlook Express;
• средство создания web-страниц - Front Page;
• средство обработки фотоизображений - Photo Editor.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE-технологий (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

Все современные офисные пакеты и операционные системы адаптированы к работе в сетевой конфигурации, на смену автоматизированным рабочим местам пришли информационные технологии.

Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Каждый конкретный информационный процесс может быть реализован отдельной технологией с использованием своей технической базы, системы управления техническими средствами - для вычислительной техники это программные средства - и организационно-методического обеспечения - правил, инструкций.

Но управленческая деятельность основана на реализации практически всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. В связи с этим не совсем корректно под современными или новыми информационными технологиями понимаются только компьютерные технологии.

В настоящее время речь идет о структурной человеко-машинной единице управления, которая оптимизируется в процессе работы: возможности компьютеров расширяются за счет структуризации пользователем решаемых задач и пополнения ее базы знаний, а возможности пользователя - за счет автоматизации тех задач, которые ранее было нецелесообразно переносить на компьютер по экономическим или техническим соображениям.

Современные офисные информационные технологии базируются как на персональных, так и на корпоративных компьютерах.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также компьютеры Macintosh фирмы Apple.

Корпоративные компьютеры - это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок большой вычислительной мощности со значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяется большое количество рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования, устройство печати.

Современная область использования корпоративных компьютеров - реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация различных информационных систем, обслуживающих большое количество пользователей в рамках одной функции: биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов для оказания транспортных услуг населению и т.п.

В настоящее время преобладает тенденция объединения компьютеров и рабочих мест в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет интегрировать ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий, ведь в качестве рабочих мест, подсоединенных к центральному блоку корпоративного компьютера, могут быть использованы и персональные компьютеры.

Принципиальное отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших состоит не только в автоматизации процессов изменения формы или местоположения информации, но и в изменении ее содержания.

Можно выделить две стратегии разработки реализации современных информационных технологий в управленческой деятельности.

Первая - информационная технология приспосабливается к организационной структуре в ее существующем виде, и происходит модернизация сложившихся методов работы:

рационализируются рабочие места, происходит перераспределение функций между техническими работниками и специалистами в пользу последних;

происходит оптимизация функций сбора и обработки информации - физический поток документов, с функцией принятия решений - информационный поток;

вопросам коммуникаций пока отводится второстепенная роль.

Вторая - организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект:

основной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных;

вводятся новые рабочие места, ликвидируются старые должности, производится запроектированное перераспределение обязанностей практически между всеми сотрудниками фирмы;

разрабатывается новое нормативно-методическое обеспечение по организации документационного обеспечения, проводится сплошное переобучение сотрудников в работе по новым технологиям;

продуктивность организационной структуры возрастает, т.к. перераспределяются архивы электронных данных, снижается объем циркулирующей по каналам документной информации для достижения сбалансированности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач.

Итак, первая стратегия ориентируется на существующую структуру и сложившиеся отношения в организации, при этом степень риска от внедрения сводится к минимуму, затраты минимальны и организационная структура не рационализируется; вторая - на будущую структуру, при которой система расширяется строго в соответствии с информационными потребностями, в заданных параметрах, но без учета человеческого фактора. В любом случае меняется подход к использованию компьютерной техники: она становится основой оснащения рабочих мест. За счет универсальности используемых программных средств происходит технологическая, методическая, организационная интеграция информационных систем и процессов.

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля исполнения:

• обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации ДОУ должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:

• единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
• объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
• использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
• обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:

1. У фирм-продавцов нет единой терминологии и у многих нет четкого позиционирования своей продукции.
2. У организаций часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку трудно разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах: технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, не всегда подчеркивает достоинства именно рекламируемого программного продукта.
3. На предприятиях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации документационного обеспечения управления.

Программные системы, реализующие первый вариант стратегии, не ломают российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся: «Дело»; «1C: Предприятие» и др.

Основной особенностью программных продуктов западной технологии является моделирование процессов документооборота и настройка уже на эти модели информационных систем. Разработки в ключе данной стратегии ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы.

При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.

К системам данного направления относятся:

русифицированные версии популярных западных систем:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Staffware (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

система Office Media (Lotus Notes);

комплекс программ «Делопроизводство» (Lotus Notes);

система «Золушка-Кабинет» (Lotus Notes);

решения компании АО «Весть» (DocsOpen);

система «Оптима» (MS Exchange, MS SQL);

собственные разработки российских компаний: система LanDocs; Effect Office; КАДО; «Документ2000»; «Крон»; поисковая система «Евфрат».

Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих возможностей:

• отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
• единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные документы внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, обращения граждан;
• ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
• направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
• пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций;
• регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов, ведения справочно-аналитической работы;
• ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
• получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
• получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной технологией делопроизводства;
• хранение электронных образов документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечение их из дела;
• протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти» разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который является средством проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и, в частности, следующим:

учетная обработка всех видов документов . В базах данных можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль прохождения документов. Система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа;

уникальность номера . В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети;

поддержка работы с текстом документа . Возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу;

связность документов . Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных;

согласованность с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;

распределенный документооборот . Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого персонального компьютера до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;

ограничение доступа . Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

Выбор конкретного пакета программных продуктов (систем) для более или менее полной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и других возможностей каждая организация сама приобретает их на рынке офисных программных продуктов и услуг. Без серьезного изучения и ознакомления с действующей моделью, на основе рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из перечисленных систем в области организации документационного обеспечения управления трудно выяснить.

Для конкретной организации часто важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные возможности, отсутствовавшие в более ранних версиях.

Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:

• оценку рекламируемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации документооборота в конкретной организации, а также желаемой глубины реорганизации сложившихся процессов ДОУ;
• оценку базовых информационных технологий, применяемых в программных продуктах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации ДОУ на ближайшую временную перспективу;
• тщательное изучение и проверку возможностей системы автоматизации документооборота обеспечить работу в рамках действующего нормативно-правового обеспечения: придания документам юридической силы, сохранения регистрационных баз данных в течение сроков хранения самих документов, своевременный вывод на надежный носитель документов с длительными и постоянными сроками хранения и др.

Одним из средств реализации комплексной системы управления организацией, оптимизации ее внутренних бизнес-процессов является автоматизация документационного обеспечения управления, что позволяет определить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами.

Под автоматизацией в широком смысле понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности.

Под системой автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.

Можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации ДОУ :

1) разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ;

2) инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ;

3) настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ.

Разработка оригинальной системы автоматизации ДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорог, а также обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего, потратив много времени и денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала.

Инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации ДОУ разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедряются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации ДОУ по всей Республике Беларусь одинаковы, они весьма укрупнены, а способы реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе непросто, а зачастую невозможно сделать.

Настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой - она строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае).

Анализ современных информационных технологий позволяет выделить следующие классы инструментальных средств , используемых в рамках третьего подхода:

· средства создания документов (текстовые процессоры, табличные процессоры, системы автоматизированного проектирования (САПР) и т.д.);

· системы управления базами данных;

· системы обеспечения групповой работы (класса group-ware);

· системы управления документами (СУД);

· системы электронной почты;

· системы управления деловыми процессорами (класса work-flow).

Средства создания документов - обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов. Основными функциями такого программного обеспечения являются создание файла с содержимым документа, редактирование созданного файла, передача файла на печать и т.д. К этой же группе можно отнести системы обработки системы документов, предназначенные для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Системы управления базами данных являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы. Именно они обеспечивают создание и поддержание в актуальном состоянии хранилища фактографической информации.

Системы обеспечения групповой работы предназначены для поддержки корректного разделения информации групповых пользователей. Они решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов.

Системы управления документами представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение (в том числе многоверсионность хранимых текстов документов). Системы управления документами ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовый поиск информации.

Системы электронной почты служат для передачи электронных сообщений между участниками ДОУ, к которым могут прикрепляться хранимые электронные версии документов. При этом возможна рассылка сообщений нескольким пользователям одновременно с уведомлением отправителя о получении и прочтении электронного письма.

Системы управления деловыми процессами также организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками ДОУ. При этом их функциональные возможности гораздо богаче возможностей электронной почты. Прежде всего, системы управления деловыми процессами реализую функции контроля исполнительской дисциплины, автоматически отслеживая установленные сроки исполнения документов, и могут уведомлять пользователей о приближении контрольного срока. В развитых системах этого класса возможна не только параллельная, но и последовательная маршрутизация документов с использованием шаблонов маршрутов. Кроме того, может осуществляться жесткая маршрутизация по заранее заданной схеме.

Различные задачи ДОУ решаются разными инструментальными средствами (табл. 2.1).

Задачи ДОУ и инструментальные средства их решения

Любая современная система автоматизации ДОУ должна выполнять следующий набор функций :

· регистрация документов в картотечной форме;

· учет резолюций, выданных по документам;

· поддержание связей между ними;

· контроль исполнения документов;

· списание документов в дело;

· ведение информационно-справочной работы;

· формирование отчетности.

Так, регистрация документов может проводиться с использованием одной-единственной экранной формы (карточки) для всех типов документов, да еще и изменяемой только путем программирования, а возможен вариант использования разных карточек не только для различных типов документов, но и групп пользователей.

Контроль исполнения документов может заключаться в том, что на карточке документа имеется поле «Срок исполнения» и «Дата исполнения», а контролер формирует список документов, срок исполнения которых превышен. Этот вариант называется пассивным контролем исполнения документов. А возможен активный контроль, при котором система самостоятельно отслеживает сроки исполнения документов и информирует пользователей не только об их превышении, но и скором приближении.

Ведение информационно-справочной работы может основываться только на атрибутивном поиске документов, т.е. система предоставляет возможности нахождения информации, хранимой только в карточке документа, а возможен и вариант, при котором в системе хранятся тексты документов, подлежащие автоматической индексации. Такая индексация обеспечивает возможность дальнейшего полнотекстового поиска, например, для формирования тематических подборок документов, основывающихся на вхождении в текст документа определенных слов.

Автоматизированные системы ДОУ представляют собой программные комплексы, направленные на автоматизацию процессов управления.

Центральным звеном информационных технологий в современных условиях является компьютер и сопряженный с ним комплекс технических средств. Реализация информационной технологии достигается с помощью системы управления и организационно-методического обеспечения. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.

предлагаются следующие этапы проведения работ по выбору автоматизированной системы ДОУ 1:

Составление перечня предъявляемых основных и системно-технических требований к корпоративной системе автоматизации документооборота.

Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования для экспертной оценки.

Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.

Оценка адаптационных возможностей отобранных продуктов.

Отбор программных продуктов, удовлетворяющих этим критериям.

Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением программных продуктов.

Оценка опыта применения отобранных программных продуктов (в том числе в организациях данного типа), репутации фирмы-разработчика.

Выбор программного обеспечения для системы автоматизации документооборота.

14 Цели автоматизации доу. Задачи доу в организации. Охват процесса автомтизации доу.

Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются, на наш взгляд, в следующем:

Повышения качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

Обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

Заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации , которые условно можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов

повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации

унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования

Организация документооборота и исполнения документов

исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)

исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации)

упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов – маршрутизация)

повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами

сокращение сроков исполнения и прохождения документов

своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом)

Организация контроля исполнения документов

объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных)

оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа

обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения),

Организация хранения документов, поисковая система.

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним.

обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу.

обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов.

Введение

В последние годы роль информационного обеспечения управления возросло в несколько раз. В условиях современного мира, его социального, а экономического развития следует отметить рост значимости информационного обеспечения процесса управления, в которое входит сбор информации, её хранение, переработка, передачи и архивация в целях принятия обоснованных и эффективных управленческих решений.

Для принятия эффективных управленческих решений в современных условиях развития и роста рыночной экономики организации требуется целостная и связная автоматизированная система документации.

Информационные процессы (сбор, обработка и передача информации) всегда играли важную роль в науке, технике и жизни общества. В ходе эволюции человечества просматривается устойчивая тенденция к автоматизации этих процессов, хотя их внутреннее содержание по существу осталось неизменным.

Информация не существует сама по себе, она проявляется в информационных процессах. Человек живет в мире информации и на протяжении всей жизни участвует во всевозможных информационных процессах.

Основными информационными процессами являются: поиск, сбор, хранение, передача, обработка, использование и защита информации.

Действия, выполняемые с информацией, называются информационными процессами.

Процессы, связанные с получением, хранением, обработкой и передачей информации, называются информационными.

Информационный процесс - совокупность последовательных действий (операций), производимых над информацией (в виде данных, сведений, фактов, идей, гипотез, теорий и других), для достижения каких-либо результатов.

Информация проявляется именно в информационных процессах, которые всегда протекают в каких-либо системах (социальных, социотехнических, биологических и других).

Информационные процессы, осуществляемые по определенным информационным технологиям, составляет основу информационной деятельности человека. Компьютер является универсальным устройством для автоматизированного выполнения информационных процессов.

Целью данной работы является проанализировать и рассмотреть автоматизированные информационные системы в сфере делопроизводства, разобрать понятие «информационные системы» и проанализировать их при внедрении в автоматизированные системы.

Для достижения цели необходимо разобрать следующие задач: обозначить и определить основные задачи службы ДОУ, разобрать системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, рассмотреть принципы создания информационного обеспечения при внедрении автоматизированных систем.

При этом объектом данной работы является автоматизированные системы делопроизводства.

1. Основные понятия в делопроизводстве и теоретические аспекты АС

1.1 Основные понятия ДОУ

Для раскрытия тему «автоматизированное делопроизводство», необходимо ввести основную терминологию данного аспекта. Начать следует с определения документа. Понятие «документ» пришло к нам из латинского языка от слова «documentum», что в свою очередь означает «доказательство», «свидетельство». Изначально данный термин был введён во времена Петра Первого и имел значение «письменное свидетельство». Вскоре после этого в обиход вошли такие термины как «деловая бумага», «служебный документ» и «акт». Данные термины подчеркивали важность функций документа в системе управления. Федеральный Закон №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» даёт следующее определение документу - «Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Из данного определения следует, что понятие «документ» неразрывно связано с понятием «информация». Федеральный Закон «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995 года дает следующее определение понятию «документная информация» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать. Позднее, этот закон был отредактирован и переиздан. В соответствии с определением в Федеральном законе №149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «информация» - это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

В свою очередь документированная информация - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в случаях, установленных законодательством, её материальный носитель.

В организации любой сферы деятельности документ выступает как средство управления деятельностью во всех структурных подразделениях. В этой сфере деятельности, следует сказать «официальный документ», а не «документ» Официальный документ - это документ, имеющий право на использование в организации, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Сфера деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами называется Документационное Обеспечение Управления.

ДОУ занимается всем комплексом работ по созданию, оформлению документов, а также их исполнению и контролю сроков исполнения. Также в данный комплекс входят работы по учету документов, формированию дел из уже исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к передаче в архив.

Данные функции выполняет специальная служба, которая действует как самостоятельное структурное подразделение. При этом называться она может по-разному: отдел Делопроизводства, Общий отдел, Отдел канцелярии, Секретариат или Отдел управления делами.

На предприятиях узкой направленности деятельности достаточно небольшой объем документации, поэтому создание отдельного отдела нецелесообразно. В таких случаях всю работу по ведению документооборота на предприятии выполняет секретарь руководителя организации или сотрудник, специально нанятый для этой работы

Эффективность работы предприятия, а так же качество и скорость принятия управленческих решений зависят от умело продуманной, организованной и налаженной работы делопроизводство на предприятии. Таким образом, можно сказать, что обеспечение управленческой деятельности документами предприятия является важнейшей функцией управления на любом предприятии.

Тем не менее, следует отметить, что каждое предприятие уникально, имеет свою личную форму организации и, поэтому, необходимо подобрать форму службы ДОУ в соответствии формой правления предприятия. Впоследствии регламентация выбранной формы работы с документами фиксируется в инструкции по делопроизводству предприятия.

Организацию работы с официальными документами в настоящее время регулирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Помимо термина «делопроизводство» существует синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления», который наиболее широко раскрывает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства.

По государственному стандарту документирование - это фиксации информации на различных носителях по установленным правилам. Документированием является совокупность операций по созданию документов, их подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению.

Процесс службы ДОУ состоит из нескольких этапов:

)создание и оформление документов;

)прием и передача документов;

)организация движения документов внутри организации;

)регистрация и контроль исполнения;

)информационно-справочная работа;

)хранение документов.

Данные мероприятия осуществляются для выполнения следующих задач:

)совершенствование форм и методов работы с документацией;

)обеспечение единого порядка документирования;

)организация работы с документами;

)построения информационно-поисковых систем;

)контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

)сокращение документооборота;

)унификация форм документов;

)разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в структуре;

)внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Для более глубокого рассмотрения функций и задач Документационного обеспечения управления и разобраться чем именно занимается вышеупомянутая служба, необходимо акцентировать внимание на том, что в современном мире любая работа с управленческими документами базируется на компьютерных, информационных технологиях. Функциями службы ДОУ являются не только организация эффективного документооборота, учета документацией, а также контролем за исполнением всех документов в рамках одного предприятия и постановка задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документацией. При этом необходимо обеспечение режима доступа к информации, а также её защита от несанкционированного доступа для совершенствования работы с документации внутри и вне предприятия.

Тем не менее, все эти задачи невыполнимы, если информация, используемая в создании документов, не является полной, объективной, точной, ценной, достоверной и своевременно предоставленной.

1.2 Основные задачи службы документационного обеспечения управления

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

) обеспечение документирования управленческой деятельности;

) организация работы с документами в учреждении;

) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

контроль за исполнением документов;

систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Исходя из вышеперечисленных пунктов, мы видим, что без осуществления электронного документооборота работник не может выполнить все операции самостоятельно.

1.3 Современные технологии реализации систем электронного документооборота

Система управления требует организации и поддержания в работоспособном состоянии эффективного документооборота, который должен быть представлен как формализованный деловой процесс. В этом случае любой документ (электронный или бумажный) является основным инструментом формализации делового взаимодействия подразделений предприятий и организации внешних связей.

Устойчивая тенденция существенного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в значительно большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Анализ деловых процессов показал, что около 15% документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.

Для организации коллективной работы с типовым бумажным документом необходимо его многократное копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает невероятно большое количество времени.

Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу. При работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.

По экспертным оценкам замена бумажного документооборота электронным способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Классически бизнес, как деловой процесс, поддерживается системой автоматизации всего на 10-20%. Это, как правило, только те задачи, которые удается четко формализовать и структурировать информацию. Сам же процесс формулирования и формализации традиционной автоматизацией не поддерживается.

1.4 Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации.

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач8.

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

автоматизация делопроизводства;

автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не только реквизиты документов в виде т.н. «регистрационно-контрольной карточки», но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

разработка оригинальной системы автоматизации;

инсталляция типовой системы автоматизации;

настройка инструментальных средств автоматизации.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо.

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, - возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой - может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы.

Программа должна быть доступной, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовывать работу с документами и с помощью компьютерных сетей по-новому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации.

В целом автоматизированная система информационного обеспечения может включать следующие блоки:

.автоматизированная система научно-технической информации (НТИ), задачами которой являются своевременное выявление, учет, выборка и представление пользователям всех документов, рефератов или адресов, которые соответствуют направлению деятельности организации и запросам руководителей и специалистов.

Среди первоочередных задач системы необходимо выделить:

)учет поступающих источников НТИ (книг, брошюр, научных журналов, статей, научно-технических отчетов и т.д.);

)автоматизированный учет абонементного обслуживания пользователей, включающий регистрацию выдачи и возврата источников НТИ;

)состав ление и ведение различных указателей, бюллетеней;

)информирование работников управления о текущих научных, технических, экономических и т.п. достижениях в соответствии с их информационными потребностями по постоянным или разовым запросам (в ре жиме избирательного распространения информации и ретроспективного поиска);

) поиск и выдача научно-технической информации, соответствующей решаемой проблеме на различных этапах процесса принятия решения;

.автоматизированная система нормативной. и правовой информации. Указанные виды информации выступают как базисные регуляторы принятия решений, в том числе на их основе проверяется юридическая обоснованность решения. Ограниченные возможности управленческих работников в ручной обработке больших объемов данной информации приводят к недостаточной информированности руководителей о действующих нормативах. Одним из путей совершенствования обеспечения правовой информацией является автоматизация;

.автоматизированная документальная система организационно-рас порядительной информации;

.автоматизированная фактографическая информационно-справочная система.

Каждая из перечисленных подсистем играет вполне определенную роль в процессе принятия решения. Фактографическая система используется для получения и обработки конкретных сведений о состоянии и динамике управляемого объекта. Автоматизированная система научно-технической информации снабжает руководителей и специалистов необходимой научной и технической информацией, без которой невозможно обоснование решения. Автоматизированная система нормативной и правовой информации необходима для юридической поддержки принимаемых решений. Центральное место относительно других подсистем занимает автоматизированная система организационно-распорядительной информации(ОРИ), выступающая как канал оперативной связи между управляющей и управляемой системами и отражающая весь цикл принятия управленческого решения от диагностики проблемы до выбора и реализации альтернативы. Таким образом, система ОРИ - не просто информационно-поисковая система, она активно участвует и влияет на управленческий процесс. Ее основные задачи - создание оптимальных условий для организации системы и процессов управления, осуществление своевременного принятия решений и доведение их до конкретных исполнителей, обеспечение своевременного контроля за сроками, качеством и объемом выполнения решений на всех уровнях управления.

2. Информационные системы при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечение управления

1 Основные принципы разработки системы информационного обеспечения при внедрении автоматизированных систем

электронный документооборот автоматизация

Опыт проектирования отечественных и зарубежных управленческих информационных систем (УИС) показывает, что важным фактором, определяющим их эффективность, является реализация системного подхода к решению задач информационного обеспечения. Системный подход предполагает комплексное рассмотрение и решение экономических, технологических, психологических, инженерных и социальных задач. Он позволяет вплотную подойти к проблеме создания интегральной системы управления, которая сочетает горизонтальную интеграцию (координацию всей информации, необходимой для принятия решения, циркулирующей на определенном иерархическом уровне) с вертикальной. Наиболее полно принцип интеграции реализуется в автоматизированных системах, которые мы и будем рассматривать как объект проектирования в данной главе.

Достаточно обширный опыт эксплуатации автоматизированных систем в управлении позволяет сформулировать основные принципы их создания. Эти принципы можно условно подразделить на 3 группы:

)управленческие;

)технические;

)организационные.

К первой группе относятся принципы системности, комплексности, эффективности создаваемых систем и принцип новых задач.

Принцип системности требует, чтобы проектирование информационной системы базировалось на предварительном системном анализе объекта управления и системы управления в целом. Системный анализ предполагает определение целей системы, построение формализованной модели функционирования объекта.

Принцип комплексности предполагает взаимоувязку всех работ, проводимых в производстве, управлении, в том числе и работ по автоматизации. Эффективность автоматизации достигается только при едином планировании всего комплекса мероприятий, направляемых на интенсификацию производства с использованием единой методической основы. Кроме того, как показала практика, системы, автоматизирующие не только функцию или задачу, а их взаимосвязанный комплекс, являются более эффективными. Принцип комплексности получил реальное воплощение в переходе от создания локальных систем к созданию интегрированных автоматизированных систем.

Одним из важнейших положений разработки любой автоматизированной системы является принцип эффективности автоматизации . Эффективность систем связана в первую очередь с правильным выделением круга автоматизируемых функций, технологий и задач. Нередко встречаются системы, эффективность которых или недостаточна, или отрицательна.

В качестве критерия оценки эффективности для большинства систем используются показатели экономической эффективности. Критериями эффективности также могут выступать: уменьшение времени обслуживания, повышение уровня информированности пользователей и ряд других показателей.

Принцип новых задач предполагает, что разрабатываемая система не только обеспечит решение традиционных задач, но и позволит применять новые технологии, а значит, появятся новые возможности в информационной поддержке управленческих решений. Проведение в рамках автоматизированной системы только локальных учетно-отчетных задач оказывается неэффективным.

Ко второй группе принципов проектирования относятся технические принципы, соблюдение которых совершенно необходимо:

)комплексное использование вычислительной техники и программных средств;

)создание единой информационной базы системы;

)организация непосредственного общения пользователя с системой.

Комплексность в использовании технических и программных средств приобретает все большее значение по мере расширения сферы применения вычислительной техники.

Поскольку создание интегральной информационной системы является весьма сложным и трудоемким процессом, проведение соответствующих работ требует координации деятельности всех специалистов-разработчиков, которая достигается путем назначения ведущего специалиста по информационному обеспечению. Такие должности уже введены на ряде предприятий. Основными функциями специалиста по информационному обеспечению являются:

.организация работ по проектированию, сопровождению и развитию интегральной базы данных; изучение информационных потребностей в рамках организации; обобщение опыта создания эффективных систем информационного обеспечения;

.совершенствование и внедрение классификаторов и кодификаторов;

.организация работ, направленных на создание систем интеграции неоднородных баз данных и совершенствование систем управления распределенными базами данных;

.обеспечение надежного функционирования систем информационного обеспечения.

Главный специалист по информационному обеспечению (ИО) руководит работой службы информационного обеспечения, которая осуществляет в соответствии с планом разработку, внедрение и эксплуатацию управленческой информационной системы. В составе службы целесообразно выделить группы по работе с внутренней и внешней информацией. Координация работы этих групп, так же как и обеспечение взаимодействия службы информационного обеспечения с другими службами организации, является одной из важнейших функций главного специалиста.

Сложилось два подхода к проектированию автоматизированных систем управления (АСУ):

)дедуктивный (от общей задачи к частным задачам управления);

)индуктивный (от конкретных функций к общей задаче управления).

Опыт свидетельствует, что наиболее перспективным представляется объединение этих двух подходов и подчинение их единой цели. Общая схема проектирования информационного обеспечения может быть представлена в следующей последовательности:

Анализ системы принятия решений . Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.

Анализ информационных запросов , т.е. необходимо определить, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.

Агрегирование решений . Если бы для принятия каждого решения требовалась специальная информационная система, УИС была бы безнадежно сложной. Решения, по которым требуется одна и та же информация, необходимо сгруппировать в одну задачу управления. Другими словами, УИС должна быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой.

Проектирование процесса обработки информации . На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, передачи, хранения и модификации информации.

Последний этап - это создание и воплощение системы , цель которой оценивать выдаваемую УИС информацию и распознавать ошибки. Кроме того, необходимо допустить, что проектируемая система будет иметь много недостатков, а следовательно, необходимо создать процедуры для их выявления и корректировки системы. Таким образом, систему необходимо проектировать так, чтобы она была гибкой.

Распространенным и результативным исследовательским приемом в осуществлении работ по проектированию УИС является анализ решений, принимаемых в каждом звене, на каждом уровне, каждым руководителем. Анализ принятых решений позволяет представить весь комплекс задач, возникающих перед субъектом управления, определить задачи, решение которых обязательно для данного уровня или руководителя и обеспечить их информационную поддержку, обосновать эффективные методы их решения. Разработка методов должна быть ориентирована на максимальное использование научных достижений, в том числе математических моделей.

УИС не возникают мгновенно. Для внедрения такой интегральной автоматизированной системы компании требуется 3 - 5 лет. Следовательно, в разработке УИС всегда присутствует элемент долгосрочного планирования. Этот тезис применим и для организации информационного обеспечения в традиционной форме.

Опыт проектирования и разработки АСУ в 1970-1980-е гг. нашел отражение в ГОСТах, где представлены основные рекомендации и требования, прошедшие проверку временем.

В соответствии с ГОСТом 20914-75 можно выделить следующие стадии проектирования АСУ:

.предпроектная стадия;

.стадия проектирования;

Внедрение.

Предпроектная стадия включает в себя предпроектное обследование и разработку технического задания на АСУ. Важнейшими результатами этого этапа выступает описание целей и задач информационной системы; выработка общих требований к ее созданию; разработка программы проведения обследования, в рамках которого изучаются и уточняются: информационная модель управления; структура и функции организации, перечень задач, подлежащих автоматизации; ориентировочный состав технических средств; технико-экономические характеристики системы информационного обеспечения.

Этап проектирования связан с разработкой технического и рабочего проектов. Разработка технического задания включает проведение обследования действующего объекта (организации или подразделения) и его систем управления или ближайшего объекта (аналога нового объекта). Для решения задач информационного обеспечения анализируются потоки информации, системы классификации и кодирования, формы документации, а также исследуются СУБД, структуры имеющихся баз данных и методы их интеграции. Результаты этих работ включаются в состав исходных технологических требований и оформляются в соответствии с ГОСТами 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, с учетом ГОСТов 24.202-80 и 24.205-80.

При разработке технического проекта необходимо подробно остановиться на анализе всей используемой информации с точки зрения ее полноты, непротиворечивости, отсутствия избыточности и дублирования, а также на разработке форм выходных документов. Результаты такого исследования оформляется документом «Описание информационного обеспечения», в котором конкретизируются требования к организации ИО. Документация технологического характера должна соответствовать требованиям ГОСТа 24.101-80 с учетом ГОСТа 24.205-80. В соответствии с методическими материалами допускается оформление работ этого этапа в виде отдельного раздела технологического проекта, разработку которого разрешается завершить в сроки, отличные от установленных сроков представления проектно-сметной документации, но не позднее начала стадии «Ввод в действие».

На стадии рабочего проектирования в качестве одного из основных этапов выделяется разработка рабочей документации на информационное обеспечение ИС, целью которого является создание необходимого программного обеспечения, подготовка на машинных носителях нормативно-справочной и производственной информации для первичной загрузки информационной базы, а также выпуск необходимой рабочей документации, включая инструкции пользователям и инструкции по эксплуатации. На этом же этапе целесообразно разработать и утвердить положение об администраторе баз данных. Состав документации должен включать: технический проект информационной системы; описание организации информационной базы; описание систем классификации и кодирования; перечень исходных данных; перечень выходных документов; описание локальных баз данных; формы выходных документов.

Этап внедрения УИС включает реализацию основных мероприятий по внедрению; подбор и обучение персонала; подготовку помещений и технических средств. На данном этапе также осуществляется опытная эксплуатация системы путем решения конкретных задач и анализа результатов испытаний.

Проведение работ по созданию автоматизированных систем всех типов регламентируется ГОСТом 24.601-86 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Общие требования и совокупность работ на всех стадиях, и этапах определяются ГОСТом 24.602-86 «Состав и содержание работ по стадиям создания».

.2 Информационные системы, их свойства и характеристики

Информационная система - это система, в которой протекают информационные процессы, составляющие полный жизненный цикл информации: генерация, преобразование, передача, прием, хранение, обработка (использование), уничтожение.

Задача информационных систем - информационное обеспечение предметной деятельности организации.

Что касается характеристик и свойств информационных систем, то в первую очередь стоит сказать о величине и сложности.

Современные системы любой природы, как правило, являются большими и сложными системами.

Сложной системой большого масштаба называют систему, состоящую из большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов и способную выполнять сложную функцию.

Воздействие случайных факторов. Характерной и весьма существенной особенностью является подверженность информационных систем влиянию случайных факторов, причем не только таких, как, например, отказы, сбои или ошибки технических устройств персонала или пользователей, но и таких, как злоумышленные действия людей, которые являются не только случайными, но и вообще непредсказуемыми или в лучшем случае трудно предсказуемыми.

Участие в информационных процессах человека . Особенность состоит в том, что конечным пользователем информационных систем всегда являются сотрудники организации. Персонал организации имеет свои интересы и цели, которые необходимо учитывать при информационном обеспечении (наличие свободы воли).

Уникальность. Каждое состояние информационной системы уникально и требует при информационном обеспечении учета всех ее особенностей и, следовательно, индивидуального применения различных воздействий.

Динамичность. Информационные системы с течением времени меняют свою структуру и состояние элементов.

Распределённость означает пространственное расположение отдельных компонент системы.

Состояние информационной системы - это совокупность системно взаимосвязанных организационно-технических, процедурных, информационных и правовых структурных решений.

Дадим определения введенных понятий. Фиксированную организацию состава, количества, архитектуры (взаимосвязи) комплекса технических средств и систем, а также технического персонала и личного состава, непосредственно участвующего в выполнении информационных процедур, можно определить как состояние технико-организационной структуры информационной системы или как организационно-техническое структурное решение.

Фиксированную организацию состава, последовательности информационных процедур можно определить как состояние процедурной структуры информационной системы или как процедурное структурное решение.

Под правовой базой информационной технологии будем понимать состав нормативных документов, регулирующих информационное обеспечение в части функционирования информационной системы. Это могут быть: общие положения, функциональные обязанности личного состава, инструкции и наставления по приемам, способам и методам выполнения процедур и работе на технических средствах и др.

2.3 Информационно-управляющая система, её цели и задачи

Информационно-управляющая система определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.

ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей вероятность создания ее мала. Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и точности обработки данных, которые дают компьютеры.

Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одно из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и информационно-управляющие системы - это два наиболее широко применяемые в управлении инструмента. Широкое распространение компьютеров в организациях позволяет управляющим всех уровней использовать в своей деятельности большие объемы информации.

Благодаря компьютерной технике, отдельные управляющие могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний. Внутрифирменные базы данных позволяют руководителю получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах всего за несколько часов.

Компьютеры могут давать управляющим информацию, необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем. Однако, как и все инструменты управления, компьютеризированные информационные системы работают так, как они спроектированы, и не могут оказаться лучше. Следовательно, на мой взгляд, необходимо рассмотреть вопросы проектирования ИУС и способы повышения их эффективности.

Не будет преувеличением сказать, что цель ИУС состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности управляющих различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Информационно-управляющие системы и управленческая деятельность

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды управленческой деятельности на три категории.

1.Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

2.Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.

.Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий.

Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена, требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.

Информация для управленческого контроля необходима управляющим и высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Например, руководители высшего звена нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, затратах, обороте и, возможно, об изменениях в требованиях потребителя или в области технологии. Эта информация должна быть более детальной, иметь более узкие границы и быть более точной, чем та, что требуется для стратегического планирования. Она также должна поступать через более короткие промежутки времени, так как временные рамки принимаемых решений здесь меньше.

Информация для целей оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой и самой последней. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Например, управляющий непосредственно на производстве должен точно знать сколько часов в день работает каждый работник, каков дневной или недельный объем выпуска, а также сколько материала использовано и ушло в отходы.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, о вкусах потребителя, о конкурентоспособности новых товаров и т.д. Детальная информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для начальника Технического отдела, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта. Действительно, если ИУС будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по сбыту, то это будет лишь мешать ему в работе и отнимать время.

.4 Источники управленческой информации

Внутренние источники - это документы, создаваемые непосредственно в организации. В ним относятся организационно-распорядительная, специальные системы документации (кадровая, финансовая, плановая и т.д.), а также другие материалы фирмы. Среди наиболее интересных документов выделим отчеты: ежедневные (анализ убытков, статистика эффективности труда, анализ потерь времени, полученные заказы); еженедельные (анализ сверхурочных, выполнение работы, контроль проектов); ежемесячные (отчет о деятельности отделов, анализ кадровых изменений, анализ накладных расходов, анализ сбыта, отчет о расходовании запасов, анализ изменений сбыта, счет прибылей и убытков, балансовый отчет, анализ бухгалтерской отчетности, кассовая наличность, просроченные счета); ежеквартальные, полугодовые и годовые (счет прибылей, балансовый отчет, источники и использование фондов, отчеты о работе отделов). В зависимости от конкретных условий функционирования организации отчетная документация может иметь свою периодичность, форму представления информации. Кроме того, могут быть сформированы виды отчетности, которые соответствуют задачам автоматизации. В дополнение к регулярным отчетам составляются отчеты о длительном наблюдении за отдельными факторами и ситуациями.

Внутренние источники можно в свою очередь подразделить на первичные и вторичные. К первичным относятся те, в которых фиксируются конкретные оперативные данные о результатах деятельности организации - это учетные документы, ОРД и др. Первичные источники являются наиболее достоверными.

Вторичные документы - тексты обобщающего, сводного и отчетного характера, т.е. сводки, отчеты, докладные, аналитические записки, прогнозы и т.д. Данные источники содержат, как правило, агрегированные данные, определенные выводы и рекомендации. Вторичные источники - менее достоверны, так как в них присутствует в большей степени искажение. На искажение сведений могут влиять не только ошибки в расчетах и выводах, но и высокая вероятность преднамеренного искажения с целью сокрытия определенных должностных упущений, поэтому сведения, содержащиеся в источниках этого вида, требуют перепроверки.

.5 Организация потоков информации

Для постановки и решения многих задач в управлении используется информация, представленная в нескольких массивах. Центральным звеном в организации потоков информации является определение маршрутов ее движения и периодичность циркуляции между источниками и потребителями.

Итак, процесс потребления информационных ресурсов реализуется в виде информационных потоков. При создании ИС необходимо рационально организовать информационные потоки, а также добиться усиления их интенсивности. Для решения этих задач при проектировании ИС рекомендуется провести анализ информационных потоков, который позволяет изучить существующую систему организации информационного обеспечения, создает основу для дальнейшего совершенствования и оптимизации информационных потоков. Анализ информационных потоков осуществляется в два этапа:

) обследование;

) построение и анализ информационной модели рассматриваемой организации.

Основу проектирования УИС составляют результаты обследований информационных потоков и документооборота, характерных для той предметной области, в которой создается данная информационная система. В настоящее время отсутствуют ГОСТы, нормативные материалы, регламентирующие проведение обследования и анализа информационных потоков при проектировании ИС. Однако эти вопросы нашли отражение в нормативных материалах по АСУ (ГОСТ 24.208-80, ГОСТ 23.501.15-81, РТМ 25575-83 и др.), которые могут быть использованы для организации работ в рассматриваемых случаях.

При анализе информационных потоков необходимо учитывать движение информации в следующих направлениях:

По вертикали, т.е. по иерархическим уровням. Анализ вертикальных потоков по восходящей и нисходящей линиям позволяет выявить преемственность, уплотнение, усреднение, выход информации. Анализ преемственности информации высвечивает сквозные показатели, проходящие через все уровни управления, и выделить те из них, которые характерны для одного и того же явления на разных уровнях, т.е. появляется возможность унификации информации. Выводы этого анализа становятся базой для определения информационного обеспечения на различных иерархических ступенях.

Анализ степени уплотнения информации характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование частных в обобщающие. Это связано с общими закономерностями передачи информации на более высокий уровень;

Горизонтальное движение информации. Основная направленность такого анализа состоит в сопоставлении схемы разработки и принятия решений и схем движения информации, так как ее маршрутизацию определяют процессы разработки решений. Наиболее приемлемым методом анализа маршрутов информации является сетевой анализ, где событиями является принятие конкретных решений, а путями - поток информации.

В ходе анализа отыскиваются наиболее короткие пути для обеспечения всех необходимых решений (для наглядности рекомендуется построить схему). Графический анализ дает достаточно полное представление о рациональности информационных потоков. При этом необходимо учитывать прямоточность движения, ритмичность, специализацию потоков информации, плотность (интенсивность), параллельность движения потоков.

Структура информационных потоков выявляется путем анализа строения организации, структуры документооборота и движения недокументированной информации.

.6 Основные вопросы при разработке информационных систем

Основными вопросами, которые встают перед разработчиком системы, когда он начинает размышлять об основном информационном массиве, являются следующие: сколько необходимо иметь уровней данных; способна ли ИС обслужить все имеющиеся в фирме уровни управления с их различными потребностями в информации при использовании единого основного массива данных.

Например, в УИС коммерческого банка кассиру необходимо иметь доступ к подробной информации, касающейся каждого счета, т.е. к текущему балансу, сумме чеков и т.д. Однако такая информация не представляет интереса для уровня оперативного управления. Управляющие этого уровня заинтересованы в кумулятивной информации по группам счетов. А на уровне формирования политики для управляющих высшего звена нужна информация еще более широкого характера, касающаяся займов, поступлений и прогнозов роста суммы вкладов. Таким образом, главная задача проектировщика ИС - попытаться интегрировать основной массив данных таким образом, чтобы он мог быть использован всеми уровнями управления фирмы и ее подразделениями.

С целью организации информационного массива необходимо продумать соответствующий классификатор. Содержащаяся в массиве информация классифицируется по следующим признакам:

) направление движения;

) способ получения;

) периодичность поступления;

) характер применения в процессе управления.

По направлению движения информация разделяется на:

)входящую;

)промежуточную (внутреннюю);

)исходящую.

По периодичности поступления она разбивается на:

)непрерывно поступающую;

)ежедневную;

)еженедельную;

)ежемесячную и т.д.

Указанные периоды устанавливаются для каждой разновидности информации.

По характеру участия в процессе управления информация делится на:

)нормативную;

)справочную;

)плановую;

)аналитическую (оперативную);

)отчетную.

3. Автоматизированные информационные системы

.1 Общая характеристика АИС

АИС - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

АИС - взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартов, процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации.

Функциональные и обеспечивающие подсистемы

Автоматизированная информационная система имеет функциональную и обеспечивающую подсистемы.

Функциональная подсистема обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Обычно в информационной системе функциональная часть разбивается на подсистемы по функциональным признакам:

.уровень предметной деятельности, например управления (высший, средний, низший);

.вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т.п.);

.сфера применения (банковские, фондового рынка и т.п.);

.функции управления и период управления.

Обеспечивающая подсистема включает «информационное, техническое, математическое, программное, методическое, организационное и лингвистическое обеспечение.

3.2 Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ

Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

.повышение качества и оперативности управления организациейпутем совершенствования делопроизводства;

.объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

.обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

.снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как следствие, получение экономического эффекта;

.заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

) Подготовка и оформление документов.

Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

2) Организация документооборота и исполнения документов. Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

3) Организация контроля исполнения документов.

Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

) Организация хранения документов, поисковая система по документам. Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов по тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУ применительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;

головной офис организации целиком;

ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);

структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);

специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.)

Заключение

В данной курсовой работе мы рассмотрели широкий спектр функций автоматизированных информационных систем. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что автоматизация существенно изменяет технологии обработки информации. В условиях компьютеризации весь процесс движения информации состоит из множества взаимосвязанных ручных и автоматизируемых операций, каждая из которых производится на одном рабочем месте. Основные операции технологического процесса обработки информации: сбор и регистрация первичных данных, ввод их в систему, контроль достоверности данных, формирование и ведение базы данных, поиск и обработка по заданному алгоритму, формирование и вывод конечных результатов, передача результатов обработки конечному пользователю.

К сожалению, человеческих ресурсов недостаточно для того, чтобы выполнить все вышеизложенные операции точно, быстро, эффективно и своевременно, что может привести к застою в области делопроизводства как в рамках одной организации, так и в международном масштабе.

Более того, стало бы препятствием для мирового прогресса, крушение мировых рынков, международных организаций.

Автоматизированные системы выполняют работу человека, но, стоит сказать, что ни одна автоматизированная информационная система не будет работать без направляющей руки Человека.

Библиография

1.Теория систем и системный анализ - В.Н. Волкова, А.А. Денисов, Издательство «Юрайт», 2013.

2.ГОСТ 24.601-86

.SCRIBD (Электронный ресурс) - #"justify">.InfoManagement (Электронный ресурс) - #"justify">.Directum (Электронный ресурс) - #"justify">.Информационное обеспечение управления - Учебное пособие. Мазур Л.М.

.Lawmix (Электронный ресурс) - #"justify">.Lenservice (Электронный ресурс). - http //www.lenservice.ru/.

.Информатика. Базовый курс - Симонович С.В. и другие.-СПб: Петер, 2005

.«Автоматизация предприятия. С чего начать?», Илья Коломин, журнал «Фабрика мебели», №1-4", 2006.

.Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: учебное пособие.-М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2007.

.Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: учеб. Пособие. - М.: «Форум»: ИНФРА-М, 2007.

Этапы внедрения автоматизированных технологий обработки, создания, использования и хранения документов. Эволюция этих технологий и их влияние на процессы документирования. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами, зафиксированными на новых носителях информации (машиночитаемые документы, электронные документы).

Создание общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС), автоматизированных отраслевых систем управления (АСУ). Типовая система документационного обеспечения управления (ТСДО). Создание автоматизированных информационно-поисковых систем по учетной и статистической документации, автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).

Тема 2. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в доу. Международные и национальные стандарты.

Международные правовые акты. Окинавская Хартия глобального информационного общества от 2000 г. Декларация Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества от 2003 г. (с изменениями и дополнениями). Международные правовые акты.

Законодательные и подзаконные акты РФ. Закон РФ от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Кодексы РФ.

Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные и региональные программы, концепции. Постановление Правительства Российской Федерации от 06 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановление Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям». Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» (с измен, и дополнен, от 15 августа 2006 г.). Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 года № 2299-р «О плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля

2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом РФ В. Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр - 212).

Совет по информационной безопасности при Президенте РФ.

Нормативно-методические документы и стандарты. ГОСТ 34.03-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения», ГОСТ 34.601-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Стадии создания». Национальные стандарты, разработанные на базе международных стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»), ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v. 1.0» и др.

Международные стандарты ИСО и МЭК. (ИСО 26300, ИСО 29500, ИСО 19005, ИСО 16175, ИСО 13008, ИСО 13028, ИСО серии 30300, МЭК 82045 и др.); MoReq 2, MoReq 10, и др.